Arbeitsabläufe

Automatisieren Sie mit Fluix Ihren Investitionsgenehmigungs-Workflow

Investitionsausgaben sind Gelder, die für den Erwerb langfristiger Vermögenswerte verwendet werden, die dem Unternehmen mindestens ein Jahr lang einen Nutzen bringen. Beispiele für Investitionsausgaben sind der Kauf von Geräten, Möbeln und Immobilien, der Erwerb von Patenten und Technologien sowie die Verbesserung bestehender Anlagen.

Investitionsausgaben werden entweder in bar, per Zahlungsanweisung oder auf Kredit getätigt. Sie werden als Unternehmensvermögen aufgeführt, und ihr Wert wird im Laufe der Zeit für steuerliche Zwecke abgeschrieben. In der Regel sind mit Investitionsausgaben hohe Beträge verbunden, und die meisten Unternehmen verfügen über strenge Richtlinien zur Überwachung dieser Anschaffungen.

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Genehmigungen von Investitionen

In den meisten Firmen durchläuft eine Genehmigung für eine Investition ab einem gewissen Betrag oft mehrere Stufen. Dieses System verhindert unnötige Ausgaben und Betrug. Wenn eine Capex-Anfrage gestellt wird, landet sie zumeist beim CFO, nachdem sie vorher andere Abteilungen durchlaufen hat. Der CFO überprüft sie dann unter mehreren Gesichtspunkten:

  • Wird die Investition nach einer gewissen Zeit profitabel?
  • Verbessern die Ausgaben die Effizienz oder den Umsatz?
  • Gibt es andere, günstigere Optionen mit denselben Vorteilen?
  • Lässt sich die Anfrage im aktuellen Budget unterbringen?
  • Ist es die richtige Zeit für einen Kauf?

Wenn eine Entscheidung getroffen ist, wird die Anfrage entweder abgelehnt oder in die Beschaffungsabteilung weitergeleitet.

Der Capex-Prozess

Natürlich ist dieser Prozess in jeder Firma anders ausgestaltet. Allerdings gibt es zwischen den meisten Prozessen einige Gemeinsamkeiten:

  1. Ein Mitarbeiter deckt einen Investitionsbedarf auf, der nicht unmittelbar vorhersehbar war.
  2. Eine passende Lösung wird identifiziert.
  3. Ein Bericht wird erstellt, der die Ausgaben, den zu erwartenden Return on Investment und die Begründung für den Kauf beinhaltet.
  4. Die Abteilungsleitung, die Finanzabteilung und das Management überprüfen die Anfrage und bestimmen, ob die Ausgabe getragen wird.
  5. Das zuständige Personal lehnt die Anfrage entweder ab oder unterzeichnet deren Freigabe und der Kauf wird abgewickelt.

Auch wenn sich das alles manuell darstellen lässt, kann ein Unternehmen mit der richtigen Software und einer sicheren Automatisierung eine Menge Zeit und Geld sparen.

Manuelle Prozesse haben einige Nachteile:

  • Verzögerungen durch menschliche Fehler. Je mehr Menschen sich mit einer Anfrage befassen, desto mehr Möglichkeiten gibt es, Fehler zu machen.
  • Ihr Unternehmen hat zwar Prozesse und Regeln für Investitionen, die aber ohne zentrale Übersicht nur schwer durchzusetzen sind.
  • Jeder Fehler kann zu verpassten Deadlines, fehlerhaften Informationen und Zeitverlust führen, wenn diese Probleme behoben werden müssen.

Stellen Sie sich Fluix als denjenigen “Mitarbeiter” vor, die Ihre Investitionsprozesse überblickt. Die Features für automatisierten Workflows behalten alles im Blick, was mit dem Prozess zu tun hat und sorgen für einen runden Ablauf.

Lassen Sie uns ein beispielhaftes Flowchart aufstellen, das alle erwähnten Parteien und Vorgänge enthält:

Prozessablauf für Investitionsausgaben

Mit der Softwareplattform Fluix kann jeder Investitionsprozess automatisiert werden. Workflow Builder in Fluix ermöglicht es, jeden Schritt der Capex-Prozesse in Ihrem Unternehmen in ein Flussdiagramm einzugeben. Ein Vorteil der Verwendung von Fluix gegenüber der manuellen Abwicklung besteht darin, der den Echtzeitstatus eines Antrags jederzeit einsehbar ist.

Die Prozessautomatisierung mit Fluix bietet die Möglichkeit, Dokumente sicher zu digitalisieren, sie gemeinsam zu nutzen und elektronisch zu unterschreiben. Ein Investitionsantrag durchläuft einen Prozess, der auf diese Art gestrafft und automatisiert wurde, viel schneller als mit herkömmlichen Methoden.

Ihr Unternehmen kann Regeln dafür aufstellen, welche Informationen in einem ersten Investitionsantrag enthalten sein müssen. Wenn einzelne Bedingungen nicht erfüllt sind, weist Fluix auf die Einhaltung der Regeln hin, bevor der Antrag an die nächste Stelle im Prozess weitergeleitet wird.

Capex-Tracking

Ein ausdefinierter Prozess klärt über alle Schritte von der initialen Anfrage bis zu endgültigen Freigabe oder Ablehnung auf. Alle involvierten Personen, die im Ablauf eine Rolle spielen, werden ebenfalls festgelegt. So müssen beispielsweise Ausgaben, die einen bestimmten Betrag überschreiten, von einem höhergestellten Mitarbeiter genehmigt werden.

Sie können jederzeit die nächsten Schritte und absehbare Ergebnisse überblicken. Dies ist besonders praktisch, wenn der Antrag aus dem Außendienst kommt, da es unterwegs weniger Zeit kostet, sich in Fluix einzuloggen und den Fortschritt anzuzeigen, als im Büro anzurufen oder per E-Mail um ein Update zu bitten.

Nachdem der Prozess abgeschlossen ist, speichert Fluix eine Aufzeichnung jedes Schritts. So sehen Sie, ob Ihr Prozess gut funktioniert oder ob er noch verbessert werden kann. Darüber hinaus ist es bei zukünftigen Anfragen möglich, in vergangenen Anfragen Hinweise darauf zu finden, wie die Entscheidung wahrscheinlich ausfallen wird. Wenn eine bestimmte Anfrage beispielsweise von einer Abteilung überarbeitet werden musste, da sie unvollständig war, lässt sich die eigene Anfrage besser vorbereiten. Dadurch werden Verzögerungen vermieden.

Automatisieren Sie Ihre Investitionsprozesse mit Fluix

Zeit ist Geld. Unternehmen, die Zeit sparen und ihre Effizienz steigern wollen, können mit Fluix beide Ziele erreichen. Die Plattform erfordert keine Programmierkenntnisse, ist einfach zu bedienen und lohnt sich quasi sofort. Die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe verringert Verzögerungen durch menschliche Fehler. Fluix ist eine Softwarelösung, die Sie leicht implementieren können, um Ihr Unternehmen sicherer, effizienter und kollaborativer zu machen.

Wir sind überzeugt davon, dass Sie mit der Software zufrieden sein werden. Deswegen bieten wir Ihnen eine 14-tägige kostenlose Testversion an. Nach Ablauf des Testzeitraums können Sie zwischen drei Service-Levels wählen, die bei nur $ 30 pro Monat und Benutzer beginnen. Während der kostenlosen Testphase und darüber hinaus begleitet Sie unser hervorragender Kundensupport. Für weitere Informationen können Sie Fluix per Live-Chat kontaktieren oder ein Konto einrichten. Starten Sie gleich heute mit Ihrer kostenlosen Testversion.

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