Onboarding-Workflow

Was steckt hinter einem Onboardingprozess

Gemäß Definition ist Onboarding die gelingende Integration neuer Personen in ein bestehendes Team. In manchen Fällen dient ein solcher Einführungsprozess als Filter, mit dem sowohl das Unternehmen als auch der Neuzugang mehr darüber erfahren, ob sie zueinander passen.

Das HR-Team hat beispielsweise mehrere Stufen für sein Onboarding. Das häufigste Szenario teilt sich in Aktivitäten vor dem Eintritt, den ersten Arbeitstag, die erste Woche und den ersten Monat auf. Zu jedem dieser Abschnitte gehört ein Dokument. Außerdem sind mehrere Personen in Überprüfungen und Freigaben involviert.

Meistens geht es um die HR-Abteilung und das jeweilige Team. Wir zeigen Ihnen einen beispielhaften Workflow, der in einem Büro oder am Einsatzort ablaufen kann:

Flowchart für einen Onboarding-Prozess

So sehen die Schritte aus:

HR erstellt ein Paket aus Dokumenten und schickt es an die Teamleitung.
Die Teamleitung überprüft die Dokumente und fügt bei Bedarf Details hinzu.
Die Teamleitung leitet das Dokument an den Neuzugang weiter.
Der neue Mitarbeiter empfängt die Dokumente und zeichnet sie ab.

Wie bereits erwähnt geht es bei jedem Schritt um Dokumente. Um sicherzustellen, dass alle Dokument ankommen, gelesen werden und rechtzeitig unterschrieben sind, empfehlen wir zwei Checklisten:

Checkliste für Neueinstellungen
Onboarding-Checkliste

Um diese Dokumente zwischen Teams zu verteilen und den Einstellungsprozess übersichtlicher zu gestalten, empfehlen wir eine Onboarding-Software.

Warum hat Onboarding-Software eine Chance verdient?

Die Automatisierung von Prozessen rund um Dokumente verfolgt ein großes Ziel: Alles soll am ersten Arbeitstag bereitstehen. Mit einer Onboarding-Software wie Fluix kann ein HR-Team sicherstellen, dass alle benötigten Dokumente zur Verfügung stehen und klar ist, was zu tun ist.

Hier sind die wichtigsten Elemente einer passenden Software, die Abläufe vereinfacht:

Formular-Builder Dank einfach zu erstellender Formulare können Onboarding-Checklisten und andere Dokumente jederzeit angefertigt werden.

System-Integration Integration mit internen Systemen für automatische Datenübertragung

Fortschrittsberichte HR-Manager können das Onboarding überblicken und Änderungen im Timing jederzeit weitergeben

Abbildung von Geschäftsprozessen Modellieren Sie alle Details Ihres Onboardingprozesses, egal wie komplex er gestaltet ist. Der Process Designer erfordert kein technisches Vorwissen und seine Bedienung ist schnell erlernbar.

Formulare, Dokumente und Unterschriften Mit einer einfachen Anwendung können Sie Checklisten bearbeiten, HR-Formulare ausfüllen, Anleitungen lesen und elektronische Dokumente unterschreiben.

Vorteile einer Onboarding-Software

Wir fassen zusammen: mit der passenden Software wird Ihr Onboarding übersichtlich, effizient und einfach hilfreich.

Geringere Kosten
Gesicherte Effizienz dank umfassender Reports
Überprüfungen von Dokumenten sind keine produktivitätshemmende Unterbrechung mehr
User bestätigen: Prozesse verbessern sich

Ein Rat von unseren Experten

Der Onboarding-Prozess für neue Teammitglieder ist einer der wichtigsten Faktoren, um sicherzustellen, dass neu eingestellte Mitarbeiter perfekt auf ihren Arbeitsbeginn vorbereitet sind. Sicherlich ist das Onboarding ein umfassender Prozess, der das Ausfüllen einer Unmenge von Formularen und Fragebögen erfordert.

Um einen Plan wie diesen zu verbessern, können Sie Ihre bestehenden Papierformulare digitalisieren und sie mit Leitfäden für Neueinsteiger zu einem logischen Arbeitsablauf kombinieren. Sie können aus allem, was zu tun ist, eine zusammengeführte Liste von Aufgaben erstellen. So wissen Personalverantwortliche, Führungskräfte und Neueinsteiger immer, was sie bereits gelernt haben und was noch zu lernen ist.

So bauen Sie einen Onboarding-Prozess auf