Eine Erfolgsgeschichte mit Fluix

Huther Doyle reduziert die Zeitaufwände für administrative Aufgaben um 20 % und verbessert die Compliance

Huther Doyle verwendet Fluix, um die Einsatzteams aus dem Bereich Care Management mit allem auszustatten, was für exzellenten Service benötigt wird. Alle Formulare und Dokumente, die vorher zeitraubend auf Papier bearbeitet wurden, sind jetzt digitalisiert. Die hierdurch gesparte Zeit kann stattdessen im Kundenkontakt verwendet werden und sämtliche Hilfestellungen sind jetzt effizienter und schlanker zu verwalten.

doctor typing on laptop
Vorher
  • Es wurden von jedem Pfleger ca. 1.530 Seiten pro Monat gedruckt, verschickt, transportiert, eingescannt, übertragen und archiviert
  • Das Ausfüllen von Formularen bestand aus mehreren ineffizienten Schritten über verschiedene Parteien hinweg, was wertvolle Zeit gekostet hat sowie Risiken bezüglich der Compliance darstellte
  • Mitarbeiter mussten teilweise mehrere Stunden zu Kunden fahren, nur um Unterschriften einzuholen
Nachher
  • Alle Dokumente werden nun digital durch Fluix abgebildet und stehen jederzeit zur Verfügung, um Kundenanfragen zu bearbeiten. Druckkosten wurden eliminiert und der Pflegedienst muss keine schweren Ordner mehr tragen.
  • Durch Fluix konnte die Zeit für administrative Aufgaben um 20 % reduziert werden, wodurch es der Belegschaft möglich wurde, diese gesparte Zeit in unmittelbare Kundenbedürfnisse. zu investieren. Alle Dokumente werden sicher in der Cloud gespeichert und es bestehen keine durch Papier verursachten Compliance-Risiken mehr.
  • Die Mitarbeiter können Dateien mit Kunden an beliebigen Orten austauschen, so dass Benzin- und Papierkosten sowie Auswirkungen auf die Umwelt reduziert werden konnten.
In der Pflegewirtschaft fehlen häufig neue Technologien und die Arbeit ist von manuellen Prozessen auf Papier geprägt. Wir wollten dieses administrative Problem lösen. Unsere digitalisieren Prozesse sparen Aufwand und sind zeitgemäß. Unsere Belegschaft ist jetzt zufriedener, ebenso wie unsere Kunden – außerdem profitieren wir, was Compliance angeht.”
huther doyle logo

Joe Macrillo,
CFO bei Huther Doyle

Hintergrund

Huther Doyle wurde 1977 von George Huther Jr. gegründet und hilft Einzelpersonen sowie deren Familien dabei, Probleme rund um Abhängigkeit zu lösen. Das Augenmerk liegt hierbei auf Einfühlungsvermögen und Zusammenarbeit.

Huther Doyle hat erkannt, dass die Belegschaft Probleme damit hatte, administrative Arbeiten und die eigentliche Arbeit in der Betreuung auszubalancieren. Beispielsweise musste ein Mitarbeiter eine einfache Strecke von zwei Stunden zurücklegen, um einen Klienten zu treffen. Es gab nur selten Gewissheit darüber, dass alle benötigten Formulare bei einem einzigen Besuch fertiggestellt werden konnten, da teilweise zusätzliche Formulare vonnöten waren, die sich unter Umständen noch im Büro befanden. Nach dem Termin musste sich der Care Manager auf den Rückweg machen – in dem Wissen, dass dieselbe Strecke für das nächste Formular jederzeit wieder nötig sein könnte.

Um dieses Problem zu lösen, machte sich Huther Doyle auf die Suche nach einer mobilen Technologie aus dem Healthcare-Bereich. Auch wenn die Digitalisierung im Gesundheitsbereich stetig voranschreitet, war es nicht einfach, eine Lösung zu finden. Aus diesem Grund arbeitete Huther Doyle mit Bill Knitter, dem Principal Consultant von Innovative Solutions zusammen. Mit seiner Hilfe wurden verschiedene Lösungsmöglichkeiten auf den Prüfstand gestellt – mit dem Ergebnis, dass Fluix die beste Lösung für das umfassende administrative Dilemma von Huther Doyle darstellt.

Das Problem

Nach jahrelanger Arbeit mit Papier musste sich Huther Doyle der Lösung verschiedener Probleme widmen:

  1. 1 Druckkosten und Compliance-Probleme durch Papier: Jedes einzelne Formular musste mindestens zweimal gedruckt werden. Bei Fehlerkorrekturen, Verlust oder Beschädigung auch öfter. Papier und Druck verursachten hohe Kosten und der Transport von Formularen und Dokumenten in einfachen Ordnern stellte ein Compliance-Risiko dar.
  2. 2 Zeitraubende manuelle Prozesse: Care Manager wollten ihre Zeit eigentlich den Klienten widmen, um optimal arbeiten und deren Bedürfnisse erfüllen zu können. Dabei standen immer wieder administrative Aufgaben im Weg und führten zu großen Mengen Papier, die bearbeitet werden mussten.
  3. 3 Benzinkosten und Umweltauswirkungen durch Fahrzeuge: Für Huther Doyle ist die Gemeinschaft zentral und soll bestmöglich unterstützt werden. Hierdurch und durch hohe Benzinkosten rückten auch Überlegungen zur Umwelt in den Vordergrund.
“60 % unserer Pflegedienstleister im Süden haben 80 % der Zeit keine Internetverbindung. Wir haben also eine zuverlässige Softwarelösung benötigt, die auch offline funktioniert.”
huther doyle logo

Joe Macrillo,
CFO bei Huther Doyle

Die Lösung

Nach der Einführung von Fluix in der Pflegewirtschaft konnten die Care Manager von Huther Doyle sowie die Klienten sofort profitieren:

  1. 1 Keine Druckkosten und bessere Compliance: Digitalisierte Formulare und ein sicherer Cloud-Speicher bedeuteten den Wegfall von Druckkosten sowie des Risikos verlorener oder beschädigter Dokumente, was die Einhaltung von Vorgaben vereinfachte.
  2. 2 Zufriedenere Mitarbeiter und Klienten: Durch Fluix konnten die Care Manager von Huther Doyle den Zeitaufwand für administrative Aufgaben um 20 % reduzieren. Alle benötigten Dokumente und Formulare (beispielsweise Einverständniserklärungen und Aufklärungsbögen) sind jederzeit in Fluix auf dem iPad verfügbar. Die dadurch gesparte Zeit kann in ein besseres Verhältnis zum Klienten reinvestiert werden.
  3. 3 Weniger Umweltauswirkungen: Durch Fluix konnten die Care Manager von Huther Doyle den Zeitaufwand für administrative Aufgaben um 20 % reduzieren. Alle benötigten Dokumente und Formulare (beispielsweise Einverständniserklärungen und Aufklärungsbögen) sind jederzeit in Fluix auf dem iPad verfügbar. Die dadurch gesparte Zeit kann in ein besseres Verhältnis zum Klienten reinvestiert werden.

Ergebnisse

Seit dem Start im Jahr 2019 hat Innovative Solutions Fluix an 20 Standorten im Staat New York eingeführt, darunter auch Huther Doyle. Nach einem Jahr zeigt sich:

  • >120 Nutzer
  • 20% weniger administrative Arbeit
  • >4240 fertiggestellte Dokumente
  • 29 automatisierte Workflows
“Die Technologie hat uns sofort überzeugt, nicht nur wegen ihrer stabilen Features, sondern auch wegen der ab dem ersten Tag außergewöhnlich guten Zusammenarbeit mit dem Fluix-Team.”
Innovative logo

Bill Knitter,
Principal Consultant bei Innovative Solutions

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