Arbeitsabläufe

Ein gründlicher Überblick: Prozess-Mapping in der Qualitätssicherung

Qualitätskontrolle und Inspektionen bedeuten, dass es um mehr als nur Checklisten geht. Ebenso zentral sind Kommunikation, Zusammenarbeit und ein harmonisches Team. Hier finden Sie Best Practices für Wartungs-Prozesse, deren Abbildung sowie Möglichkeiten, sie mit Software für Qualitätssicherung und Inspektionen weiterzuentwickeln und zu verbessern.

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Unterschiede zwischen Qualitätskontrollen und Inspektionen

Lassen Sie uns zunächst definieren, worum es bei Qualitätskontrollen und bei Inspektionen geht. Qualitätskontrolle bezeichnet einen Prozess, der dafür sorgt, dass gefertigte Produkte, angebotene Dienstleistungen und gelieferte Projekte gemäß vorher definierter Qualitätskriterien ausfallen und Kundenanforderungen erfüllt werden. Eine Inspektion ist hingegen ein Vorgang, mit dem der gegenwärtige Stand eines Arbeitsvorgangs überprüft und getestet wird, damit Compliance- und andere Probleme erfasst und berichtet werden können sowie Korrekturen gemäß der vereinbarten Spezifikationen durchgeführt werden können.

Um Prozesse dieser Art schlanker zu gestalten, sollten sie automatisiert werden.

Wie lassen sich Prozesse rund um Inspektionen automatisieren?

Die wichtigsten Akteure bei Qualitätskontrollen und Inspektionen sind häufig zwei Teams: Das Team vor Ort (beispielsweise Site Engineers, Vorarbeiter etc.) auf einer Baustelle und das Qualitäts-Team, das die Ergebnisse und Erkenntnisse sichtet (Qualitätsmanagement) und Entscheidungen freigibt (Projektmanagement, Head Engineers).

Ein Flowchart für diesen Prozess könnte wie folgt aussehen:

So sehen die Schritte aus

Es gibt vier zentrale Schritte, die es beiden Teams erlauben, zu jedem Zeitpunkt im Projekt die erforderliche Qualität sicherzustellen.

  1. Site Engineers: Details hinzufügen
  2. Site Engineers: Checkliste zur Qualitätskontrolle abschließen
  3. Qualitäts-Team: Checkliste zur Bestätigung abschließen
  4. Qualitäts-Team: Checkliste zur Bestätigung unterzeichnen

In Abhängigkeit von Ihrer Organisationsstruktur können manche Verantwortlichkeiten bei mehreren Personen gleichzeitig liegen. Wer im Prozess etwas beiträgt, sollte auch konsultiert werden, wenn die entsprechenden Dokumente und Vorlagen angefertigt werden. Eine höhere Managementebene oder erfahrene Mitarbeiter können damit beauftragt werden, die Abbildung des gesamten Prozesses mitsamt Zuweisungen an Personen auf ihre Vollständigkeit zu überprüfen.

Software für Qualitätskontrollen und Inspektionen in Aktion

Es gibt eine Reihe von Anforderungen der verschiedenen Teams vor Ort und im Büro, die sich an Software richten. Diese sind die wichtigsten darunter:

  • Zusammenarbeit an QS-Checklisten

    Die Erfassung von Rohdaten ist der Ausgangspunkt einer jeden Inspektion. Mit der Fluix-App können Ingenieure auf der Baustelle Formulare für Qualitätskontrollen und Inspektionen ausfüllen sowie Messwerte, Kommentare und Fotos mit Zeitstempeln und Standortdaten hinzufügen. Das ausgefüllte Formular lässt sich schließlich direkt unterschreiben. All dies ist auf einem iPad oder iPhone möglich, auch ohne Internetverbindung.

    Da oft mehrere Personen über einen längeren Zeitraum an derselben Checkliste für Qualitätskontrollen arbeiten können, ist ein gemeinsamer, gleichzeitiger Zugriff auf das entsprechende Dokument nötig. Mit Fluix bekommen Teammitglieder eine gemeinsame Arbeitsumgebung für die Zusammenarbeit an Formularen, die sie sich sogar gegenseitig zuweisen können. So sorgt auch Schichtarbeit nicht mehr für Unterbrechungen im Workflow, da eine unvollständige Checkliste einfach an jemand anderen übergeben werden kann.

    Nicht zuletzt ermöglicht die mobile App von Fluix das Springen zwischen Dokumenten in verschiedenen Projekten und Inspektions-Vorgängen mit nur einem Benutzerkonto, so dass alles noch einfacher und übersichtlicher wird.

  • Schnellere Überprüfungs- und Freigabeprozesse

    In dem Moment, in dem eine Checkliste abgeschlossen wird, wird sie dem Qualitäts-Team zugewiesen, damit es sie überprüfen kann. Wenn die Checkliste überarbeitet werden muss, kann sie einfach wieder an das Team vor Ort zugewiesen werden, und zwar mit konkreten Kommentaren zu gewünschten Korrekturen. Wenn alles in Ordnung ist, wird die Checkliste erneut zur Freigabe vorgelegt. Der gesamte Zyklus aus Überprüfung und Freigabe kann auch direkt vor Ort auf einem Mobilgerät abgewickelt werden. Ein vorkonfigurierter Freigabeworkflow erlaubt es Teams, Checklisten und Kommentare effizient miteinander zu teilen, ohne dass zusätzliche E-Mails und Gespräche für Klarstellungen nötig sind.

  • Vorteile für die Projektleitung

    Projektleitung bedeutet administrative Arbeit. Wir reduzieren den Aufwand rund um Features und Funktionen und sorgen dafür, dass weniger wertvolle Zeit verloren geht. So sieht das im Detail aus:

    • Einfaches Hinzufügen neuer Projektmitglieder und die direkte Verwaltung anhand der richtigen Gruppen
    • Sie können Mitglieder aus Gruppen entfernen und Dokumente zuweisen, damit die richtige Person daran arbeitet
    • Dank Fortschritts-Tracking für Checklisten lässt sich im Dokumentenstatus-Bereich im Backend immer sehen, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist
    • Das granulare Rechtemanagement sorgt dafür, dass alle genau den Zugriff auf Dokumente, Daten und Reports bekommen, der nötig ist
    • Dank Dateinamenkonventionen für Vorlagen werden alle Dokumente automatisch so benannt, dass sie sich schnell wiederfinden lassen
  • Daten nur speichern oder auch danach handeln?

    Wenn ein Review abgeschlossen ist, landet eine unterzeichnete Checkliste zumeist per E-Mail im Büro und dort im Archiv, damit sie sicher verwahrt ist. Fluix bietet einen integrierten Cloud-Speicher, lässt sich aber auch mit anderen Diensten wie Google Drive, Dropbox, OneDrive und anderen Anbietern integrieren.

    Fluix archiviert fertige Dateien nicht nur, sondern ermöglicht umfassende Datenanalysen darin. Die Features rund um Reports und Analysen ermöglichen vorgefilterte Berichte, die sich in Excel oder andere Visualisierungs-Lösungen exportieren lassen, um von dort aus mit Teams, dem Management und Ihren Kunden geteilt zu werden.

Ein Rat aus der Praxis

Qualitätskontrollen und Inspektionen sind ein zentraler Bestandteil in jedem Bauprojekt, i nder Fertigung und in anderen Bereichen, in denen es um Qualität, Sicherheit, Konsistenz und damit schlussendlich auch um niedrige Wartungskosten und die Vermietung unnötiger Reparaturen und Gewährleistungsfälle geht. Darum ist es wichtig, das richtige System auszuwählen, dem Sie für die Automatisierung Ihrer Prozesse vertrauen möchten, und zwar unabhängig von deren Komplexität. Die gewählte Lösung muss flexibel und skalierbar sein sowie stabil und trotz aller Funktionen leicht zu verwenden.

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