Arbeitsabläufe

Weniger Fehler dank perfekter Mängelverwaltung

Wenn sich das Projektende nähert und die innere Stimme immer lauter daran erinnert, nicht abgeschlossene oder mangelhaft ausgeführte Arbeiten zu dokumentieren, wird es Zeit für ein sauberes Mängelprotokoll.

Perfektion gibt es keine, aber trotzdem lohnt es sich, den gesamten Prozess rund um ein Mängelprotokoll näher zu beleuchten.

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Zunächst: Was ist überhaupt ein Mängelprotokoll?

Ein Mängelprotokoll bzw. eine Mängelliste, manchmal auch Punch List oder Restpunkteliste genannt, ist eine Checkliste mit allen Arbeiten, die nicht alle Anforderungen erfüllen und vor Projektabschluss der Nachbesserung bedürfen. Dieses Dokument markiert die finale Inspektions-Phase im Projekt, an die sich meistens die vollständige Bezahlung anschließt.

Mängellisten gibt es in Projekten aller Größenordnungen. Es gibt keine wirkliche Standardisierung dafür, was in einer solchen Liste enthalten sein muss. Dies hängt vom Projekttyp ab; Die Mängelliste kann sich beispielsweise auf das Projektmanagement selbst, Ingenieursarbeiten oder Bauarbeiten beziehen und entsprechend alles enthalten, was mit dem jeweiligen Bereich zu tun hat, von der unvollständigen Installation bis zur Beschädigung zentraler Bauteile und Strukturen. Einige Dinge haben jedoch allen Mängellisten gemeinsam:

  • Der Ort, an dem eine Aufgabe ausgeführt wird, die Aufgabe selbst und das Fälligkeitsdatum des Gesamt- oder Teilprojekts sind enthalten.
  • Alle Abweichungen werden entweder kommentiert oder mit einem Foto festgehalten.
  • Details über beschädigtes Material, Defekte oder inkorrekte Installationen bzw. Fehlfunktionen werden ebenfalls dokumentiert.

Eine Mängelliste hilft also dabei, die Übersicht zu bekommen und einen vorhandenen Fehler nicht mehrfach zu bearbeiten.

Eine Mängelliste für Ihre nächste Inspektion aufsetzen

Auch wenn letztendlich viele Stakeholder mit der Mängelliste arbeiten, sind zumeist Projektmanager, Generalunternehmer, Techniker, Architekten und Designer involviert. Manchmal wird die Position eines Punch List Managers geschaffen, damit im kompletten Lebenszyklus des Dokuments die Verantwortlichkeiten klar sind.

Wir zeigen Ihnen hier, wie ein solcher Prozess beispielhaft aussehen kann:

  1. Bei Projektabschluss finden sich Auftraggeberseite, Architekten und Subunternehmer zusammen, um Mängel aufzudecken, festzuhalten und gemeinsam zu sichten, um ein gemeinsames Verständnis des Inhalts zu entwickeln. Die resultierende Mängelliste wird mit allen gefundenen Problemen befüllt, damit die Auftragnehmerseite Klarheit über die anstehenden Überarbeitungen bekommt.
  2. Auftragnehmer und Subunternehmer stellen sicher, dass die vereinbarten Arbeiten durchgeführt werden, dokumentieren alles in der Mängelliste und übersenden sie zur Überprüfung und finalen Freigabe.
  3. Die letztendliche Freigabe erfolgt, wenn alle Fehler gemäß der Dokumentation behoben sind.

Nachdem der Prozess klar ist, sollte eine Mängellisten-App ausgewählt werden, in der sich der vereinbarte Prozess einfach abbilden und ausführen lässt.

Mehr erreichen mit einer Verwaltungssoftware für Mängellisten

Software kommt eine zentrale Bedeutung zu. Anstatt auf Listen auf Papier zu warten, kann ein gesamtes Team jederzeit Aufgaben nachverfolgen, die gerade bearbeitet und abgeschlossen werden. So wird das Projektmanagement und die Mängelverwaltung effizienter. Hier sind einige Vorteile, die eine Mängelverwaltungs-Software wie Fluix Ihnen bietet:

  • Automatisierte Aufgaben-Workflows. Verantwortliche Personen können sicherstellen, dass ein vorhersehbarer, wiederholbarer und transparenter Workflow für alle besteht, der klare Kommunikationswege schafft und Informationen korrekt verteilt.
  • Mobile App mit digitalen Formularen. Eine einfache und intuitive App, mit der sich Checklisten befüllen, Fotos anhängen und Freigaben auch offline auf dem iPad erteilen lassen.
  • Tracking auf einen Blick. Kontrollieren Sie Ihre Prozesse in Echtzeit, damit alle zu jeder Zeit bescheid wissen.
  • Sicherer Cloud-Speicher. Am Ende Ihres Prozesses steht der integrierte Cloud-Speicher von Fluix oder die Integration mit beliebten Diensten wie Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft 365 und anderen Cloud-Anbietern, damit abgeschlossene Listen und andere Formulare sicher archiviert werden können.
  • Datengetriebene Entscheidungen. Fluix ermöglicht es Ihren Analyse-Fachkräften, mit Daten zu arbeiten, die aus abgeschlossenen Mängellisten extrahiert werden können, um Probleme auch projektübergreifend analysieren zu können.

Ein Rat aus der Praxis

Ein effizienter Prozess besteht nicht nur aus einem automatisierten Workflow, sondern auch aus durchdachten Vorlagen für Mängelprotokolle. Unsere Erfahrung zeigt, dass Checklisten funktional und klar sein sollten, und zwar für alle Beteiligten – schon beim Ausfüllen und später beim Beheben der dokumentierten Mängel. Außerdem sollte eine Möglichkeit für Fotodokumentation geschaffen werden. Wie sieht also der ideale Workflow aus? Sie haben ihn gefunden, wenn Ihr Team direkt bei der Bearbeitung einer Liste auf dem iPad oder iPhone Fotos aufnehmen und einfügen kann, ohne aus dem Fluss zu kommen.

Kleinigkeiten, die in Summe mehrere Stunden sparen können, wenn es einmal richtig viele Fotos in einer Liste gibt.

Einfache Prozesse für die Mängelverwaltung mit Fluix