Arbeitsabläufe

Warum Ihr Unternehmen automatisierte Beschaffungsprozesse braucht

Automatisierung eignet sich für die Optimierung einer Vielzahl von Prozessen. Dazu gehören Kundenservice, Inspektionen und sogar die Debitorenbuchhaltung. Warum also nicht auch die Beschaffung? Wenn Sie Technologien einsetzen, um einen Beschaffungsprozess zu etablieren und Routineaufgaben zu automatisieren, haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für strategisches und kreatives Denken, die Arbeit an wichtigen Aufgaben und für alles, was einen echten Mehrwert für das Unternehmen schafft.

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Beschaffung und Prozesse

Die Beschaffung beschreibt den Prozess, mit dem ein Unternehmen Materialien, Produkte oder Dienstleistungen einkauft, die es für das Tagesgeschäft oder einmalige Projekte benötigt. Mit dem Prozessablauf sind die einzelnen Schritte gemeint, die ein Unternehmen zu diesem Zweck unternimmt. Eine Visualisierung des aktuellen Prozesses ist die beste Möglichkeit, die Komplexität und Effizienz dessen zu bewerten, was gerade passiert.

Bei der Bewertung des Beschaffungsprozesses ist es entscheidend, dass ein Unternehmen erfährt, was die Belegschaft tatsächlich tut und nicht nur was letztendlich in der Buchhaltung steht. Im Idealfall ist beides identisch. Mit diesen Informationen können Sie das beste automatisierte Beschaffungssystem finden, das Ihren Anforderungen gerecht wird.

Vorteile von Beschaffungsautomatisierung

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Prozesse gleichzeitig automatisiert, müssen Sie vielleicht noch die wichtigsten Interessengruppen davon überzeugen, dass die Beschaffung ganz oben auf der Liste stehen sollte. Vielleicht sind sogar Sie selbst noch nicht ganz überzeugt. Wir haben hier einige Vorteile für Sie zusammengestellt, die die Entscheidung vereinfachen.

1. Produktivität

Manche Manager glauben immer noch, dass vielbeschäftigte Mitarbeiter produktive Mitarbeiter sind. Moderne Manager wissen jedoch, dass Beschäftigung nicht unmittelbar etwas mit Produktivität zu tun hat, vor allem dann nicht, wenn die menschliche Intelligenz mit unbedeutenden Aufgaben verschwendet wird, die Sie von Bots erledigen lassen können. Durch die Automatisierung wird menschliche Intelligenz umverteilt, so Aufgaben vernünftig zwischen Menschen und Maschinen aufgeteilt werden können.

2. Agilität

Gerade in den letzten zwei Jahren haben Unternehmen lernen müssen, wie wichtig Agilität ist. Wenn Unternehmen Technologien für die Automatisierung und das Cloud Computing nutzen, können sie sich schnell an Veränderungen anpassen. Auch lässt sich die Beschaffung schneller am tatsächlichen Bedarf ausrichten.

3. Verfügbarkeit

Bots arbeiten rund um die Uhr. Sie brauchen keine Mittagspause und nehmen keinen Urlaub. Dadurch lassen sich Arbeitsunterbrechungen reduzieren. Bots können einfache Regeln befolgen, um beispielsweise zu entscheiden, ob eine Beschaffungsanfrage genehmigt werden kann. Eine Regel könnte lauten, dass zum Beispiel eine Anfrage für Reinigungsmittel über 200 Euro unter Berücksichtigung des verfügbaren Budgets angenommen oder abgelehnt werden kann.

4. Arbeitszufriedenheit

Mitarbeiter wünschen sich Jobs, die aus den richtigen Gründen herausfordernd sind. Sich durch Stapel von Papierkram zu wühlen, gehört im Allgemeinen nicht zu diesen “richtigen Gründen”. Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Arbeitsschritten werden diejenigen Aufgaben übernommen, die niemand so richtig mag. So entsteht ein Umfeld, in dem sich Kreativität entfalten kann.

5. Geschwindigkeit

Bots erledigen banale Aufgaben viel schneller als Menschen. Was bei Menschen auf ein Geschäftsjahr gerechnet Tausende von Arbeitsstunden in Anspruch nimmt, kann ein Bot in kürzester Zeit erledigen. Es gilt: Je weniger Zeit Menschen für die Beschaffung aufwenden und je weniger Zeit sie insgesamt in Anspruch nimmt, desto schneller kann das Unternehmen die benötigten Materialien, Produkte und Dienstleistungen beschaffen.

6. Dokumentation

Manche Unternehmen oder Manager halten hartnäckig an papierbasierten Arbeitsabläufen fest. Druck und Verteilung von Dokumenten auf Papier ist jedoch zeit- und kostenintensiv. Außerdem erhöht sich dadurch das Risiko, dass Unterlagen verloren gehen. Durch Automatisierung und Digitalisierung wird dieses Risiko praktisch ausgeschaltet: Sie können genau verfolgen, wer wann welche Änderungen an Dokumenten vorgenommen hat.

7. Genauigkeit

Menschen machen Fehler. Egal wie intelligent und gründlich sie sind – Fehler können trotzdem passieren. Bots erledigen sich wiederholende Aufgaben mit einem viel geringeren Risiko. Solange auf der einen Seite korrekte Informationen ins System gegeben werden, wird die restliche Arbeit ebenso korrekt erledigt.

8. Sicherheit

In einigen Bereichen sind andere auf das Beschaffungsteam angewiesen, um erforderliche Sicherheitsausrüstung zu erhalten. Bauarbeiter zum Beispiel brauchen Helme und Absturzsicherungen. Wenn die erforderliche Schutzausrüstung fehlt, wird manchmal trotzdem gearbeitet, was schwere Folgen nach sich ziehen kann.

Beschaffungsprozesse, die automatisiert werden können

Es mag verlockend sein, das ganze Unternehmen schnellstmöglich zu automatisieren. Aber warum nicht klein anfangen und darauf aufbauen? Eine zu steile Lernkurve verhindert konstanten Fortschritt, während zu viele Änderungen auf einmal zu Inkompatibilitäten im Ablauf führen können. Ändern Sie am besten nur wenige Dinge gleichzeitig und beginnen Sie mit diesen fünf Prozessen:

1. Bestellanforderung

Hier werden Freigaben für Einkäufe und Bestellungen eingeholt, beispielsweise Papier und Tinte für den Drucker. Die Vorteile von Automatisierung liegen in der Verringerung von Wartezeiten für diese Art von kleinen aber wichtigen Aufträgen, indem einige der Genehmigungsschritte automatisiert werden.

2. Bearbeitung von Bestellungen

Bei dieser einfachen und repetitiven Aufgabe lässt sich leicht von Automatisierung profitieren. Die Bestätigung muss nicht in jedem Fall manuell erfolgen, was Wartezeiten deutlich verringert.

3. Freigabe von Rechnungen

Die Genehmigung von Rechnungen ist oft ein großer Vorgang, der lange Wartezeiten mit sich bringt. Je weniger dringend die Rechnung ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie immer wieder aufgeschoben oder sogar ganz vergessen wird.

4. Aufbewahrung von Unterlagen

Für Verträge und Dokumente zu Transaktionen gelten lange Aufbewahrungsfristen. Im Falle eines Rechtsstreits ist es gut, wenn man jederzeit darauf zugreifen kann. Auch steuerrechtlich oder bezüglich geltender Compliance-Richtlinien ist ein gepflegtes Archiv von unschätzbarem Wert.

5. Berichte und Reporting

In allen Geschäftsbereichen fallen Daten an. Berichte auf dieser Basis helfen dem Management zu verstehen, wie es um das Geschäft steht. Technische Lösungen sollten es so einfach wie möglich machen, die Performance der verschiedenen Bereiche in einem zentralen Dashboard anzuzeigen, Berichte zu erstellen und diese zu versenden.

Softwarelösungen auf der Basis von Beschaffungs-Tools und Vorlagen auswählen

So gut wie alle führenden Unternehmen in der Welt verlassen sich in der Beschaffung auf Automatisierung. Das schließt auch reine Dienstleistungsorganisationen wie beispielsweise das Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen KPMG ein. Das Unternehmen gibt folgende Tipps, die sich in Firmen richten, die ihre Beschaffungsprozesse transformieren möchten:

  1. Entscheiden Sie sich für eine technische Lösung, die in der Cloud läuft, damit Sie von überall darauf zugreifen können.
  2. Wählen Sie eine technische Lösung aus, die auch eine Vertragsverwaltung bietet.
  3. Entscheiden Sie sich für eine Plattform mit umfangreichen Analysefunktionen, um Ihre Beschaffungsprozesse und Kaufentscheidungen auf eine bessere Basis zu stellen.
  4. Integrieren Sie Ihre elektronischen Beschaffungsvorgänge mit Ihren firmenweiten Lösungen für die Ressourcenplanung.
  5. Stellen Sie ein Budget für Aus- und Weiterbildung zur Verfügung, damit Ihre Belegschaft genau versteht, wie das neue System funktioniert und wie sich ihre Arbeit dadurch ändert.

Auch wenn KPMG nicht explizit davon spricht, spart die richtige Softwarelösung Zeit und Geld, indem sie entsprechende Vorlagen und Tools bereitstellt. Vorgefertigte Dokumente können in der Ausgestaltung von Beschaffungsprozessen eine wichtige Rolle spielen und für ein konsistentes Markenerlebnis sorgen.

Der erste Schritt zu
einem perfekten Beschaffungsprozess