Wenn Ihr Unternehmen mehrere Prozesse gleichzeitig automatisiert, müssen Sie vielleicht noch die wichtigsten Interessengruppen davon überzeugen, dass die Beschaffung ganz oben auf der Liste stehen sollte. Vielleicht sind sogar Sie selbst noch nicht ganz überzeugt. Wir haben hier einige Vorteile für Sie zusammengestellt, die die Entscheidung vereinfachen.
1. Produktivität
Manche Manager glauben immer noch, dass vielbeschäftigte Mitarbeiter produktive Mitarbeiter sind. Moderne Manager wissen jedoch, dass Beschäftigung nicht unmittelbar etwas mit Produktivität zu tun hat, vor allem dann nicht, wenn die menschliche Intelligenz mit unbedeutenden Aufgaben verschwendet wird, die Sie von Bots erledigen lassen können. Durch die Automatisierung wird menschliche Intelligenz umverteilt, so Aufgaben vernünftig zwischen Menschen und Maschinen aufgeteilt werden können.
2. Agilität
Gerade in den letzten zwei Jahren haben Unternehmen lernen müssen, wie wichtig Agilität ist. Wenn Unternehmen Technologien für die Automatisierung und das Cloud Computing nutzen, können sie sich schnell an Veränderungen anpassen. Auch lässt sich die Beschaffung schneller am tatsächlichen Bedarf ausrichten.
3. Verfügbarkeit
Bots arbeiten rund um die Uhr. Sie brauchen keine Mittagspause und nehmen keinen Urlaub. Dadurch lassen sich Arbeitsunterbrechungen reduzieren. Bots können einfache Regeln befolgen, um beispielsweise zu entscheiden, ob eine Beschaffungsanfrage genehmigt werden kann. Eine Regel könnte lauten, dass zum Beispiel eine Anfrage für Reinigungsmittel über 200 Euro unter Berücksichtigung des verfügbaren Budgets angenommen oder abgelehnt werden kann.
4. Arbeitszufriedenheit
Mitarbeiter wünschen sich Jobs, die aus den richtigen Gründen herausfordernd sind. Sich durch Stapel von Papierkram zu wühlen, gehört im Allgemeinen nicht zu diesen “richtigen Gründen”. Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Arbeitsschritten werden diejenigen Aufgaben übernommen, die niemand so richtig mag. So entsteht ein Umfeld, in dem sich Kreativität entfalten kann.
5. Geschwindigkeit
Bots erledigen banale Aufgaben viel schneller als Menschen. Was bei Menschen auf ein Geschäftsjahr gerechnet Tausende von Arbeitsstunden in Anspruch nimmt, kann ein Bot in kürzester Zeit erledigen. Es gilt: Je weniger Zeit Menschen für die Beschaffung aufwenden und je weniger Zeit sie insgesamt in Anspruch nimmt, desto schneller kann das Unternehmen die benötigten Materialien, Produkte und Dienstleistungen beschaffen.
6. Dokumentation
Manche Unternehmen oder Manager halten hartnäckig an papierbasierten Arbeitsabläufen fest. Druck und Verteilung von Dokumenten auf Papier ist jedoch zeit- und kostenintensiv. Außerdem erhöht sich dadurch das Risiko, dass Unterlagen verloren gehen. Durch Automatisierung und Digitalisierung wird dieses Risiko praktisch ausgeschaltet: Sie können genau verfolgen, wer wann welche Änderungen an Dokumenten vorgenommen hat.
7. Genauigkeit
Menschen machen Fehler. Egal wie intelligent und gründlich sie sind – Fehler können trotzdem passieren. Bots erledigen sich wiederholende Aufgaben mit einem viel geringeren Risiko. Solange auf der einen Seite korrekte Informationen ins System gegeben werden, wird die restliche Arbeit ebenso korrekt erledigt.
8. Sicherheit
In einigen Bereichen sind andere auf das Beschaffungsteam angewiesen, um erforderliche Sicherheitsausrüstung zu erhalten. Bauarbeiter zum Beispiel brauchen Helme und Absturzsicherungen. Wenn die erforderliche Schutzausrüstung fehlt, wird manchmal trotzdem gearbeitet, was schwere Folgen nach sich ziehen kann.
