Ein Flowchart für mehr Qualität im Kommissionierungsprozess

Um einen Kommissionierungsprozess adäquat abzubilden, müssen zunächst die involvierten Parteien im Projekt erfasst werden. Kommissionierungsprozesse involvieren meist zahlreiche Spezialisten mit Berufen wie Commissioning Lead, Site Manager, Supervisoren, General- und Subunternehmer, Projektmanager, Designer und Techniker.

Der nächste Schritt ist die Entwicklung eines Workflows, in dem alle Beteiligten einen festen Ort haben und über ihre Verantwortlichkeiten im Bilde sind. Hierbei macht sich eine Softwarelösung für die Kommissionierung bezahlt.

Wir nehmen das Beispiel eines Kommissionierungsprozesses aus der Baubranche, den wir in Fluix abbilden.

1. Die Standortleitung führt vor Ort Tests durch und füllt die Qualitätskontroll-Checklisten aus, die in ihrer Verantwortung liegen.
2. Die Standortleitung weist die Qualitätskontroll-Checklisten den Subunternehmern zu.
3. Die Subunternehmer schließen die Checklisten ab. Wenn es Probleme gibt, können Fotos hinzugefügt werden, einzelne Elemente der Standortleitung zugewiesen werden und der Fortschritt lässt sich direkt in der Checkliste nachverfolgen.
4. Werden keine Probleme festgestellt, werden die Checklisten freigegeben und im Cloud-Speicher archiviert.

Wenn Teams und Daten in einem klaren, transparenten Ablauf zusammenfinden, ist es Zeit für einen Blick auf das, was hinter dem gesamten Prozess steht. Hier sind die wichtigsten Punkte, die die Kommissionierungs-Software Fluix abdeckt, um bei der Automatisierung zu helfen:

• Vordefinierter Dokumentations-Flow durch den gesamten Prozess, um den Verlust von Dokumenten zu verhindern.
• Mobile digitale Formulare mit einheitlichen Aussehen, einem klaren Datumsformat, Barcode-Scans, Bildern direkt vom Mobilgerät, elektronischen Unterschriften, Pflichtfeldern und anderen Vorteilen elektronischer Formulare.
• Offline-Zugriff auf Dokumente und Formulare für Remote-Teams, damit Anleitungen und Checklisten auf Tablets direkt am Einsatzort zur Verfügung stehen, um offline zu arbeiten und Änderungen später einzureichen.
• Kontrollfunktionen für die Supervision, um Prozesse in Echtzeit zu verfolgen und Anpassungen direkt vornehmen zu können.
• Zugriffsrechte auf der Basis von Rollen und Bedürfnissen aller Prozessbeteiligten, egal ob es um die Projektleitung und den Einblick in alle Konten oder um einen Kunden mit Lesezugriff auf Dokumente im Cloud-Speicher geht.
• Der sichere Cloud-Speicher mit granular regelbaren Zugriffsrechten bildet den Endpunkt eines Workflows, in dem unterzeichnete Dokumente abgelegt werden. Fluix kommt mit einem integrierten Cloud-Speicher, bietet aber auch die Option, beliebte Dienste wie Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft 365 und andere Anbieter anzubinden.
• Die Datenanalyse-Funktionen in Fluix ermöglichen es, Daten aus ausgefüllten Formularen zu aggregieren und zu analysieren, damit einzelne Baustellen und das Management über Ergebnisse informiert werden und wissen, was es zu verbessern gilt.

Automatisierung selbst ist kein Ziel, sondern ein Mittel, um eine Organisation effizienter zu machen. Wir haben hier einige Vorteile gesammelt, die bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen mit einer Softwarelösung zum Tragen kommen:

• Klare Prozesse
  Transparente Abläufe für Dokumente und Arbeitsvorgänge stellen Effizienz sicher und erlauben große Zeitersparnisse.
• Produktives Team
  Kein Zeitverlust mehr durch Tippfehler oder zerstörtes Papier. Teammitglieder können sich ihren eigentlichen Aufgaben widmen, während deren Dokumentation nur wenig Aufwand verursacht.
• Berechenbare Ergebnisse
  Konsistente Daten, die rechtzeitig zur Verfügung stehen, lassen Ihren Kommissionierungsprozess so verlaufen, dass Kundenerwartungen erfüllt werden.
• Zufriedene Kunden
  Kunden erhalten professionell aussehende, standardisierte PDF-Reports und können jederzeit auf die Projektdokumentation zugreifen, ohne dafür zu einer Baustelle fahren oder auf Updates warten zu müssen.

In Fluix können Sie alle Arten von Prozessen abbilden, von der Inbetriebnahme am Bau bis zur Bereitstellung eines Geräteparks. Einige Beispiele:

• Qualitätssicherungsprozess: Probleme und Defekte lassen sich einfach nachverfolgen und überprüfen.
• Mängellisten: Ein Review-Prozess rund um eine Mängelliste erhöht die Transparenz des Projektfortschritts.
• Einreichungsprozess: Sie können Pakete für Einreichungen schnüren, die Dokumentation dazu in einem einzigen Archiv verwalten und laufende Freigabeprozesse jederzeit überblicken sowie den Status der eingereichten Elemente nachverfolgen.
• Nachverfolgung von Assets und Geräten: Über den ganzen Lebenszyklus eines Projektes besteht Klarheit darüber, welche Werte wo gebunden sind, was Übergaben am Ende maßgeblich erleichtert.