Die Erfolgsgeschichte unseres Kunden

MULTIVAC UK reduziert die Bearbeitungszeit für Angebote um 200 %

Vorher

  • Mindestdurchlaufzeit für Angebote von 7 Tagen, bei komplexen Anfragen bis zu 2 Wochen
  • Der Bestellvorgang für die Teilefertigung hat 30 Minuten benötigt. Dieser Prozess dokumentiert Spezifikationen für Geräte, die für Kunden gebaut werden müssen
  • Freigabeanfragen an das Management, die entweder per E-Mail gesendet wurden oder in Einzelfällen gar nicht

Nachher

Mit Fluix
  • Um 200% reduzierte Bearbeitungszeit für Angebote
  • Der Zeitaufwand für den Bestellvorgang für die Teilefertigung wurde von 30 auf 15 Minuten reduziert
  • Automatisierte Freigabe-Workflows ermöglichen es dem Management, Arbeiten zu genehmigen oder Änderungen in Echtzeit anzufordern
Mit Fluix wird die Zeit frei, die ich brauche, um meine Arbeit effektiver zu erledigen. Als Ingenieur für Projekt-Proposals verbringe ich viel Zeit damit, mit Lieferanten und Designteams zu sprechen. Jede Zeitersparnis durch Automatisierung ist Zeit, die ich sonst nicht hätte.

Brendan Tilling, Project Proposals Engineer

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MULTIVAC wurde 1961 in Deutschland gegründet und ist einer der weltweit führenden Anbieter von Verpackungs- und Verarbeitungslösungen für Lebensmittel, Pharmazeutika, Medizin, Industrie und Konsumgüter. Die globale MULTIVAC-Gruppe umfasst mehr als 80 Standorte in über 160 Ländern, die von einem Team von fast 7.000 hochqualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betrieben werden.

Um den globalen Einfluss des Unternehmens einzuordnen: Der Großteil der verpackten Waren und Produkte, die weltweit auf dem Markt zu finden sind, mit von MULTIVAC entwickelten Geräten verpackt. Die branchenführende Position ist auf die innovative Maschinentechnologie zurückzuführen, die das Unternehmen an allen Standorten einsetzt. Außerdem spielt der Ansatz des Unternehmens eine Rolle, konsequent nachhaltige, automatisierte und digitale Lösungen zu nutzen.

Herausforderungen bei der Digitalisierung
in der Verpackungsindustrie

Verpackung umfasst sowohl Herstellungs- als auch Verkaufsprozesse, die durch Missverständnisse und Unmengen an Dokumentation schnell überlastet werden können. Zu den Herausforderungen, mit denen Unternehmen in der Branche konfrontiert sind, gehören:

Hohes Aufkommen an E-Mails und Telefonaten zwischen externen Vertriebsteams und dem internen Sales-Büro, da kein zentrales System zur Erfassung und Protokollierung von Informationen zur Verfügung stand.

Fehler und Missverständnisse, die zu einem insgesamt negativen Kundenerlebnis und einem erhöhten Risiko führen, dass Audits nicht bestanden werden.

Hohe Zeitaufwände bei der Nachverfolgung von Sales-Anfragen wegen fehlender oder falscher Informationen.

Doppelte Dokumente, die sich entlang der verschiedenen Sales Funnels und in der Fertigung ansammeln und in jeder Customer Journey zu finden sind.

Da die Digitalisierung in der Verpackungsbranche zunehmend an Bedeutung gewinnt, erhöht der starke Wettbewerb auf dem Mark den Bedarf für eine stabile und leistungsfähige Workflow-Struktur, die sich schnell an Marktveränderungen und Kundenanforderungen
anpassen kann.

MULTIVAC UK stand vor allen oben genannten Herausforderungen. Aus diesem Grund wurde eine Softwarelösung benötigt, die komplexe Prozesse in automatisierte Workflows umwandeln und die Zusammenarbeit sowohl zwischen Teams als auch zwischen Teams und Kunden verbessern konnte. Vor allem musste die Lösung in der Lage sein, MULTIVAC UK und die einzelnen Teams bei der digitalen Transformation umfassend zu unterstützen.

Implementierte Workflow-Lösungen

MULTIVAC UK entschied sich 2013 für Fluix (damals noch unter dem Namen PDF Expert Enterprise von Readdle bekannt) und hat die Software auf alle Vertriebs- und internen Büroteams skaliert. Heute liegen die Anwendungsfälle für Fluix im Unternehmen immer noch hauptsächlich im Vertrieb. Die Software wird für die Informationsübertragung von Auftragnehmern an externe Vertriebsteams genutzt. Von dort wird die Dokumentation anschließend an die internen Büroteams weitergeleitet.

MULTIVAC UK hat seit der Implementierung von Fluix zahlreiche Vorteile erarbeitet, darunter:

  • Flexible Workflows in Fluix, die es Usern ermöglichen, Informationen einfach mit den betreffenden Teams auszutauschen

  • Durch die sichere Aufbewahrung von Dokumenten an einem zentralen Ort werden doppelt vorhandene Dokumente vermieden, die Zusammenarbeit zwischen allen Teams optimiert und ein präziser Audit-Trail erstellt

  • Die Automatisierung der Vertriebsprozesse durch Fluix hat es MULTIVAC UK ermöglicht, Kunden und den Teams ein hervorragendes Verkaufserlebnis zu bieten

Einige Beispiele für typische Prozessabläufe,
die mit Fluix automatisiert werden, sind:

  • Anfragen zum Aktienkauf

  • Bestellvorgang für die Teilefertigung

  • Kundenbestellungen

  • Kundenbesuche

Fluix hat ein praxisgerechtes System entwickelt, das eine gute Berichterstattung und Prüfung ermöglicht. Wir haben Manager, die Fluix für die Verteilung der Arbeitslast verwenden, und wir nutzen in Fluix erfasste Datensätze, um schnelle Berichte über Trends bezüglich Garantie und Angeboten zu ermöglichen.

Brendan Tilling, Project Proposals Engineer

Ergebnisse der digitalen Transformation

  • Die Anzahl der abgeschlossenen Angebotsanfragen pro Woche wurde von 15 auf 45 erhöht

  • Formularvorlagen mit Pflichtfeldern sorgen für Genauigkeit und verhindern Datenverlust

  • Automatische Dateibenennung und sichere Übertragung der Datei direkt auf den Unternehmensserver

  • Automatisierter Management-Workflow für schnelles Feedback und Freigaben

  • Fotos wurden direkt zu Formularen hinzugefügt (zuvor als E-Mail-Anhang)

  • GPS- und Zeitdaten werden in Formularen automatisch erfasst und lassen sich problemlos in Reports integrieren

  • Streamlined, functional communication between customer-facing sales teams and internal office teams

  • Fluix unterstützt die Digitalisierungs- und Nachhaltigkeitsziele von MULTIVAC UK, indem manuelle papierbasierte Prozesse überflüssig gemacht werden

Die Highlights

55

App-Nutzer

17

automatisierte Workflows

10 170

fertiggestellte Dokumente

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