Erfolgsgeschichte

So profitieren die Außendienst- und Büroteams von LUDWIG FREYTAG von mobilen Dokumentations-Workflows

320+Techniker im Außendienst
360automatisierte Workflows
50K+verarbeitete Dokumente
“Wir sind stolz darauf, mit Fluix einen Partner gefunden zu haben, der uns die Automatisierung unserer mobilen Prozesse erlaubt, ohne dass wir selbst Apps dafür entwickeln müssten.”
Ludwig Freytag logo

Timo Göbel,
Leiter IT-Abteilung

Vorher

  • Mühsame papierbasierte Arbeit und damit verbundene Kosten
  • Zeitverlust in asynchronen Kommunikationskanäle zwischen dem Außendienst und Büros
  • Lieferverzögerungen zwischen Bauhof und Baustelle
  • Fachkräftemangel

Jetzt

  • Zeit- und Kostenersparnis durch digitale Formulare
  • Automatisierte Workflows mit klaren Abläufen und sofort für Kunden sichtbaren Aktualisierungen
  • Barcodes, die auf Maschinen und Lastfahrzeugen gescannt werden können, um Lieferdokumente schnell zu verarbeiten
  • Umstieg auf mobile Verarbeitung von Daten, um qualifizierte Young Professionals an Bord zu holen

Über

Seit 1891 profitiert das Familienunternehmen LUDWIG FREYTAG von der Expertise aus vier Generationen und ist dadurch unter den Marktführern der deutschen Bauindustrie zu finden. Die Firma ist auf Planung, Wartung und Überwachung von strukturellen und industriellen Bauvorhaben sowie Hoch- und Tiefbau aller Größenordnungen spezialisiert.

Die Herausforderung

Ein stabiles Wachstum ermöglicht es LUDWIG FREYTAG, sein breites Netzwerk aus Filialen und angeschlossenen Holdings für den privaten und öffentlichen Sektor stetig zu expandieren. Das Unternehmen stieß jedoch bei der gleichzeitigen Arbeit an mehreren Bauprojekten auf eine Reihe von Herausforderungen:

  1. 1 Fachkräftemangel: Die größte Herausforderung der Bauindustrie ist es, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen. Hierfür mussten neue Technologien eingesetzt werden.
  2. 2 Bürokratie: Zeichnungen, Formulare, Verträge, Angebote und andere Dokumente wurden entweder per Post, Fax oder E-Mail versendet. So war es schwierig, Information schlank zu halten und nachzuverfolgen. Große Zeichnungen auf Papier sind auf Baustellen schwer zu handhaben, insbesondere bei Regen und Wind.
  3. 3 Viele kleinteilige Projekte: Die Arbeit an Hausanschlüssen erfordert trotz der kurzen Projektdauer eine Menge Zeichnungen und Formulare, woraus große Mengen an Ordnern resultieren.
  4. 4 Beschädigte Dokumente und möglicher Datenverlust: Lieferscheine gehen bei der Abwicklung durch viele Hände. Hierbei wurden oft handschriftliche Ergänzungen gemacht, die nur schwer lesbar waren. Außerdem sind Dokumente verloren gegangen oder wurden beim Transport beschädigt.
  5. 5 Missverständnisse zwischen Baustelle und Büro: Durch fehlende Möglichkeiten, asynchrone Kommunikation zwischen Technikern auf weit entfernten Baustellen und dem Backoffice zu vermeiden, sind regelmäßig Missverständnisse und Zeitverluste entstanden.
  6. 6 Lieferverzögerungen: Die Dokumentation von Lieferungen und Materialbewegung war arbeitsaufwändig und stelle beim eigentlichen Transport von Maschinen eine zusätzliche Herausforderung da. Lieferdetails mussten per Hand in das ERP übertragen werden.

Lösung & Ergebnisse

Fluix hat als digitale Workflow-Lösung die Transformation der Geschäftsprozesse von LUDWIG FREYTAG ermöglicht und bietet eine umfassende Dokumentationsverwaltung für Bauprojekte.

  1. 1 Pünktliche Zeiterfassung: Viele Fachkräfte werden nach Stunden bezahlt, so dass der pünktliche Eingang der Zeiterfassung im Backoffice – wöchentlich oder zweiwöchentlich – unerlässlich ist. So können Löhne schnell abgerechnet werden.
  2. 2 Barcodes direkt im Lieferschein-Workflow scannen: Techniker müssen keine manuellen Eingaben in Lieferscheinen oder anderen Dokumenten mehr vornehmen, die bei der Lieferung von Maschinen anfallen – es reicht jetzt aus, die Inventarnummer oder den Barcode der jeweiligen Baumaschinen oder Fahrzeuge einzuscannen. Diese Art der Verwaltung von schwerem Gerät verhindert den Verlust von Dokumenten und hilft auf diese Weise dabei, Verzögerungen zu vermeiden.
  3. 3 Automatische Datenverarbeitung: Das Backoffice erhält strukturierte, aggregierte Daten aus dem Außendienst und muss keine manuellen Sortierungen mehr vornehmen. Auch das Entziffern unleserliche Handschriften entfällt.
  4. 4 Mobilität und Effizienz: Der gesamte Workflow ist schlanker geworden. Die Verwendung von Lieferscheinen auf Papier ist in den teilnehmenden Abteilungen fast vollständig zurückgegangen.
  5. 5 Zeit- und Kostenersparnis durch digitale Formulare: Alle technischen Kräfte können Formulare auf dem iPad ausfüllen und unterschreiben und müssen daher keine sperrigen Ordner zwischen Baustelle und Büro transportieren. Serviceberichte und Inspektions-Checklisten, Zeiterfassungsdaten, Lieferscheine, tägliche Bauberichte etc. sind digitalisiert, stets aktuell und jederzeit sofort verfügbar. PDFs sind in Echtzeit durchsuchbar, was gegenüber dem Blättern in mehrseitigen Papierdokumenten viel Zeit spart.
“Dank Fluix sind wir in der Lage, Daten und Informationen schnell und zuverlässig zwischen unseren Baustellen zu übertragen. Wir erhalten direkt von der Baustelle lesbare Formulare, die pünktlich zur Verfügung stehen. Mit den perfekt an unsere Bedürfnisse angepassten PDF-Lieferformularen in Fluix können wir unsere logistischen Herausforderungen angehen und alles hinter uns lassen, was uns in der Vergangenheit Kopfschmerzen bereitet hat.”

Beschaffungsabteilung

  1. 6 Zusammenarbeit: Mit den Tools für Anmerkungen können Teams problemlos zusammenarbeiten und Details zu Dokumenten und Zeichnungen hinzufügen sowie Kunden oder Partnern sofortige Aktualisierungen zur Verfügung stellen.
  2. 7 Verteilung von Dokumenten: Formulare und Handbücher mit den neuesten Daten, Informationen und Aktualisierungen zu erstellen und zu verteilen ist mit Fluix wesentlich einfacher und schneller als zuvor.
  3. 8 Kontrolle in Echtzeit: Mit den Workflows rund um Bauprojekte besteht ständiger Zugriff auf alle Dokumente. Außerdem können sie in Echtzeit nachverfolgt werden. Bearbeitete Dokumente werden wieder in der Datenbank abgelegt. Die zuletzt für die Bearbeitung verantwortliche Person kann jederzeit ermittelt werden.
  4. 9 Keine eigene App-Entwicklung: Fluix ermöglicht zahlreiche mobile Prozesse, ohne dafür selbst mobile Apps schreiben zu müssen (wobei die Javascript-Entwicklung für PDF-Formulare wiederum viel einfacher ist, als eine App von Grund auf neu zu schreiben).
  5. 10 Einfacher Launch, konstanter Support: Jede neue Zweigstelle und jedes neue on-site-Team beginnt vom ersten Tag an mit der Verwendung von Fluix, ohne dass dabei eine zu steile Lernkurve zu bewältigen wäre. Und gerade wenn Zeitpläne sehr eng sind und sich trotzdem häufig ändern, ist ein effizienter Support von entscheidender Bedeutung. “Wenn irgendwo im Prozess Probleme auftreten, können Sie sich einfach per E-Mail bei Fluix melden und erhalten in der Regel eine sofortige Antwort” – so Timo Göbel.
  6. 11 Qualifizierte Talente: Die Firma ist stolz darauf, die neuesten Technologien einzusetzen. Dadurch ist sie als Arbeitgeber für gut ausgebildete junge Fachkräfte attraktiv geworden.
“Mit Fluix erleben wir jeden Tag die Zukunft des mobilen Arbeitens mit Dokumenten”

Projektmanager RMT

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