Eine Erfolgsgeschichte mit Fluix

Eine Ingenieurberatung wird papierlos und steigert die Effizienz

Leach Wallace Associates (LWA) ist ein amerikanisches Beratungsbüro, das umfassende Dienstleistungen rund um mechanische und elektrische sowie Energieanlagen für Behörden, die Industrie, kommerzielle Kunden und Regierungen anbietet. Die Dienstleistungen von LWA setzen sich durch den Fokus auf Qualität und Wert von der Konkurrenz ab. Das zahlt sich aus: 80 % der Aufträge kommen von Bestandskunden.

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Übersicht

Der Erfolg von LWA hängt von der Effizienz der Mitarbeiter am Einsatzort ab. Mit 130 Angestellten und dutzenden parallelen Projekte ist es wichtig, Team-Ressourcen effizient zu verwalten, die benötigte Zeit pro Auftrag zu reduzieren und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler zu verringern. LWA hat realisiert, dass bestehende Prozesse teilweise ineffizient waren, so dass Zeit und Arbeit verschwendet wurden.

Das Problem

  1. 1 Teams haben am Einsatzort viel Zeit mit dem Blättern in Ordnern verbracht
  2. 2 Oft waren nur Senior Engineers in der Lage, den Großteil der Arbeit fertigzustellen
  3. 3 Bei der Übergabe teilweise fertiggestellter Arbeit sind Verzögerungen aufgetreten

Die Lösungen

Um das Wachstum zu Beschleunigen, erkannte LWA die Notwendigkeit, einige Geschäftsprozesse zu transformieren – sowohl am Firmenstandort als auch an den Einsatzorten. Hierzu diente die papierlose Workflow-Lösung von Fluix:

  1. 1 Arbeiten vor Ort lassen sich im Büro als automatisch generierte Checklisten vorbereiten.
  2. 2 Am Einsatzort lassen sich ausfüllbare PDF-Formulare mit iPads abrufen, fertigstellen und einreichen.
  3. 3 Die Datenerfassung von PDF-Formularen wird durch das einholen von elektronischen Unterschriften vereinfacht – von Kunden und Vorgesetzten gleichermaßen.
  4. 4 Checklisten lassen sich direkt vom Einsatzort für die Weiterverarbeitung dem Büro zuweisen.

Vereinfachte Zusammenarbeit zwischen Einsatzort und Büro. Das kollaborative Dokumentenmanagement von Fluix erlaubt es den Technikern und der Verwaltung von LWA, zusammen an Formularen, Anmerkungen und allgemeinen Dokumenten-Workflows zu arbeiten – je nach Nutzerrolle im Prozess. Dokumente lassen sich jetzt einfach delegieren, überprüfen und freigeben.

Leichtere Überprüfung von Subunternehmern. Die Aktivität von Dokumenten lässt sich jetzt nachverfolgen, um einen detaillierten Einblick in Formulare und Checklisten zu erhalten. Die Belegschaft von LWA kann auf diese Weise außerplanmäßige Vorkommnisse erkennen und diesen entgegenwirken, potenziellen Problemen auf den Grund gehen und Feedback zu abgeschlossenen Arbeiten geben.

“Mit Fluix haben wir sofortigen Zugriff auf Dokumentation, noch während sie fertiggestellt wird. Den Status eines Dokuments online zu überprüfen erspart uns teure und unnötige Fahrten zu den Projekten.”
Leach Wallace Associates

Michael A. Collins,
Leiter Beauftragung,
Leach Wallace Associates

Ergebnisse

LWA wurde in die Lage versetzt, durch die papierlose Arbeit mit Fluix viel effizienter zu werden:

  1. 1 Der vereinfachte on-site-Prozess kann jetzt von Senior und Junior Engineers verwendet werden
  2. 2 Mehr erledigte Arbeit durch schnellere Ausführung und verkürzte Laufzeiten für Dokumente und Daten
  3. 3 Zusammenarbeit an Dokumenten durch automatisierte Workflows
“Fluix ist das beste Tool, um Konstruktions-Dokumente während der Beauftragung einer Anlage zu verteilen, nachzuverfolgen und einzuholen. Perfekt für unsere eigenen mobilen Formulare, die die Grundlage für unsere Arbeit bilden.”
Leach Wallace Associates

Rick Snyder,
Leitender Vertreter für Beauftragung,
Leach Wallace Associates

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