Eine Erfolgsgeschichte mit Fluix

Norwegische Kommunalverwaltungen entscheiden sich für papierlose Prozesse, um Abfall zu vermeiden

Atea ist der Marktführer für IT-Infrastrukturen im Business- und öffentlichen Bereich in den nordischen und baltischen Regionen Europas. Das Angebot umfasst eine große Breite an Hardware- und Softwarelösungen weltweit führender Technologieunternehmen.

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4000
Berater

6900
Mitarbeiter

87 Büros
auf der ganzen Welt

Übersicht

Durch die Partnerschaft mit Fluix kann Atea seinen Kunden helfen, sich weg von der Arbeit auf Papier und hin zu digitalen Dokumenten und papierlosen Workflows zu bewegen. Mitglieder verschiedener norwegischer Gemeindeverwaltungen können jetzt die jeweils aktuellsten Arbeitsmaterialien auf Ihren iPads lesen und bearbeiten – auch offline.

“Die Einsparungen sind nicht der einzige wichtige Wert für uns. Wir haben auch Fehler reduziert, sind effizienter geworden und können überprüfen, wann und ob auf Dokumente zugegriffen wurde, um sich für wichtige Meetings vorzubereiten.”

Bjørn Andersen
Gemeinderatsmitglied von Nome

Das Problem

Gemeinden hatten einige Probleme mit manuell verwalteten Papierdokumenten, wenn es beispielsweise um das Anmieten von Geräten ging:

  1. 1 Hohe Kosten die eingeschränkte Budgets lokaler Regierungsbezirke überlasteten
  2. 2 Zahllose Stunden, die mit dem Druck und Versand sowie der Sortierung von Ordnern mit mehreren hundert Seiten verbracht wurden
  3. 3 Fehlende Möglichkeiten, zeitkritische Dokumente in Echtzeit zu aktualisieren oder zurückzuziehen

Die Lösungen

Jeder Gemeinde wurde ein eigener Fluix-Account zugewiesen, der mit seinem eigenen Administrations-Portal ausgestattet war. So ließen sich Nutzer verwalten, Repositories für Dokumente anschließen und Meeting-Materialien verteilen. Darüber hinaus bietet eine Verwaltungssoftware für Dokumente die Möglichkeit, den Zugriff auf Dokumente für einzelne Gemeinderatsmitglieder gesondert zu regeln.

  1. 1 Vertrauliche Informationen sind verschlüsselt wenn sie übertragen und gespeichert werden
  2. 2 Dokumente sind immer aktuell, und werden automatisch synchronisiert
  3. 3 Aktualisierungen sind nachverfolgbar da Aktualisierungen automatisch hervorgehoben werden
  4. 4 Kopien lassen sich für den Offlinezugriff auf dem iPad speichern
  5. 5 Anmerkungen und Notizen werden vor, nach und während Meetings gespeichert

Ergebnisse

Die Auswirkungen des neuen, papierlosen Prozessmanagements waren für Atea signifikant. Tausende Ratsmitglieder in über 100 Gemeinden verlassen sich jetzt auf Fluix, um digitale Dokumente zu Themen wie Wartung, Content Management oder Ausgabenberichten abzurufen und automatisch zu verteilen.

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