Arbeitsabläufe

Für einfache Toolbox Talks

Auf staubigen Baustellen ist die Checkliste zum Thema “Wie verhalte ich mich in der Nähe eines Krans” manchmal gleich doppelt unpraktisch. Ähnlich ist es mit Sicherheits-Meetings für Piloten, Ingenieure und andere Berufsgruppen. Papier wird nun einmal leicht beschädigt oder verschmutzt und meistens ist keine Tasche mehr frei, um es übersichtlich zu halten und mit sich herumzutragen. Anders sieht das mit einem iPad aus, auf dem jedes Dokument genau an der Stelle im Workflow Platz findet, an die es gehört, immer im richtigen Ordner liegt und bei der richtigen Person landet, deren Unterschrift gerade nötig ist.

Sehen wir uns an, wie sich reibungslose Prozesse auf dem iPad einrichten lassen.

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Was ist eigentlich ein Toolbox Talk?

Im Großen und Ganzen geht es bei einem Toolbox Talk um Sicherheit. In diesem Meeting wird vor dem Beginn eines Auftrags oder einer Schicht mit allen Beteiligten darüber gesprochen, was am Einsatzort unbedingt zu tun und unbedingt zu vermeiden ist. Darüber hinaus wird über mögliche Gefahren diskutiert. Der Aufbau eines Toolbox Talks ist unkompliziert:

  • Es gibt eine Person, die für das Meeting verantwortlich ist
  • Die Dokumentation enthält alle benötigten Materialien
  • Es gibt eine Gruppe, die teilnimmt, um etwas zu erfahren

Bevor das Team sich in das Projekt begibt, werden vom Management oder einer Aufsichtsperson Lernmaterialien und Formulare für den Toolbox Talk vorbereitet. Der nächste Schritt besteht darin, die Empfänger für die gesammelte Dokumentation festzulegen und zu entscheiden, wie die Vollständigkeit des Gelernten überprüft werden kann. Der letzte Schritt ist üblicherweise die Unterzeichnung der Dokumente – kein Toolbox Talk ohne Unterschrift. Dokumente und Formulare müssen also ausfüllbar sein, damit Namen und Unterschriften einen Platz finden.

So sieht das Prinzip aus. Was ist genau zu tun?

Eine App, um Prozesse für Ihren Toolbox Talk zu organisieren

Lassen Sie uns über Software reden. Fluix ermöglicht es, die Route festzulegen, die ein Dokument bei der Bearbeitung durch die Hände der verschiedenen beteiligten Personen nimmt. Sie können Deadlines verwalten, den Speicherort für Vorlagen festlegen und entscheiden, was an welcher Stelle im Workflow passieren soll.

Dieses Flowchart zeigt beispielhaft das Routing für einen Toolbox Talk.

  1. Ein Supervisor oder das Sicherheitsmanagement wählt ein Dokument aus und weist es einem Team zu
  2. Das Team lernt den Inhalt des Dokuments, füllt leere Felder aus und unterschreibt das Formular
  3. Der ausgefüllte und unterschriebene Toolbox Talk wird in den passenden Order im Firmen-Speicher hochgeladen

So sieht in Fluix ein einfacher Workflow aus. Sehen Wir uns einmal die Vorteile eines organisierten Ablaufs an.

Toolbox Talks werden entspannter und gleichzeitig produktiver

Eigentlich besteht ein Toolbox Talk hauptsächlich aus der Dokumentation, die besprochen wird. Es kann um die verschiedensten Themen gehen, beispielsweise um die Sicherheit bei der Verkehrssteuerung oder um die Gefahren, die in großer Höhe von Wind ausgehen. Egal was genau der Inhalt ist: Ein präzise definierter und immer verlässlicher Workflow für die Dokumentation in Fluix hält alles zusammen und erhöht die Sicherheit für Ihr Teamn.

  • Verwalten Sie Deadlines, damit Meetings nach Plan verlaufen. Wenn Toolbox Talks an Einzelpersonen vor Ort verteilt werden, lassen sich Deadlines festlegen, damit die Inhalte pünktlich gelernt werden. Von Supervisoren lassen sich Dokumente gruppieren und mehrere Personen gleichzeitig verteilen oder eine Zusammenstellung von den verschiedensten Dokumenten lässt sich anpassen, um sie für eine Einzelperson maßzuschneidern, während alle Beteiligten über die relevanten Deadlines im Bilde sind.
  • Der sichere Cloud-Speicher mit granular regelbaren Zugriffsrechten bildet den Endpunkt eines Workflows, in dem unterzeichnete Dokumente abgelegt werden. Fluix kommt mit einem integrierten Cloud-Speicher, bietet aber auch die Option, beliebte Dienste wie Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft 365 und andere Anbieter anzubinden.
  • Vorgefertigte Flows für Dokumente stellen im gesamten Prozess sicher, dass keine Informationen verloren gehen.
  • Kontrollfunktionen ermöglichen den Überblick in Echtzeit, damit Anpassungen vorgenommen werden können, sobald sie nötig sind und nicht erst zeitverzögert klar wird, was zu ändern ist.
  • Die Unterzeichnung vor Ort per mobiler App ermöglicht es Teams direkt am Einsatzort, auf dem iPad oder iPhone ein Dokument zu unterzeichnen – auch offline und damit an den entlegensten Orten.
  • Die Datenanalyse-Funktionen in Fluix ermöglichen es, Daten aus ausgefüllten Formularen zu aggregieren und zu analysieren, damit einzelne Baustellen und das Management über Ergebnisse informiert werden und wissen, was es zu verbessern gilt.

Ein Rat aus der Praxis

Es ist kein Geheimnis, dass die Vorbereitung von Materialien für Toolbox Talks zeitaufwändig ist und nicht immer Spaß macht. Unser Rat: Ersetzen Sie mit einer passenden Software papierbasierte Prozesse, digitalisieren Sie bestehende Formulare und erstellen Sie auch ohne IT-Kenntnisse und Adobe-Lizenzen neue Formulare. So kommen Dinge in den Fluss und sparen jeden Monat zahlreiche Personentage an Aufwand.

Verbessern Sie Sicherheits-Briefings und Toolbox Talks