Eine Erfolgsgeschichte mit Fluix

Centuri steigert die Effizienz und monetarisiert Daten mit Fluix

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2000 App-Nutzer
524.000 verarbeitete Dokumente
200 automatisierte Workflows
Fluix verändert die Firma. Die Erhebung, Verteilung und Erfassung von Daten für unser Personal wird wesentlich vereinfacht.”
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Jeff Miller,
Manager IT Business Planning

Vorher

  • Papierbasierte Prozesse, die fehleranfällig waren und Zeit verschwendeten.
  • Verzögerungen und Missverständnisse im Projektverlauf.
  • Manuelle Datenverarbeitung für das Reporting.
  • Fragmentierte Daten.

Nachher

  • Mehr Produktivität bei gleichzeitiger Einsparung von Kosten und Zeit.
  • Effiziente Kommunikation und mehr Kontrolle über Arbeitsprozesse.
  • Um 50-75 % reduzierter Zeitaufwand durch das automatisierte jährliche Reporting.
  • Verbesserte Entscheidungsfindung durch mehr Daten als Grundlage.

Über Centuri

Die Centuri Group, Inc. bietet umfassende Dienstleistungen für Gas- und Stromanbieter in Nordamerika.

Centuri legt großen Wert darauf, stets die aktuellsten Technologien einzusetzen, um zeitsparend zu arbeiten und seinen Kunden einen Mehrwert zu bieten. Dieser Grundsatz und das Prinzip “think ahead” führen dazu, dass umständliche Arbeit mit Papier neuen, automatisierten Workflows zur Abwicklung von Bauvorhaben weichen musste.

Vorausschauendes Denken bringt nachhaltigen Erfolg mit sich. Aus diesem Grund setzt Centuri vollstes Vertrauen in Fluix, um effizienter zu arbeiten, alle Richtlinien einhalten zu können und optimale Produktivität sicherzustellen.

Das Problem

Das Wachstum von Centuri verläuft exponentiell und Firmenkäufe in den USA und Kanada sind ein Teil davon. Natürlich bringt all dies Herausforderungen mit sich, beispielsweise ein steigender Dokumentationsaufwand und ein großer Bedarf an effizienten Kommunikationskanälen sowie schlanken Prozessen.

Workflows litten darunter, dass die Arbeit mit Papier zeitintensiv war und bisweilen demoralisierend auf die Belegschaft wirkte:

  1. 1 Papierkram. Mühselige manuelle Dateneingabe birgt das Risiko von Fehlern und lenkt Vorarbeiter von ihren eigentlichen Verantwortlichkeiten ab.
  2. 2 Verzögerungen und Missverständnisse. Mit über zweitausend Mitarbeitern, die über mehrere hundert Kilometer verstreut arbeiten, gestaltete sich die Kommunikation schwierig, da sie sich hauptsächlich auf E-Mails stützte. Es galt also, eine effiziente Lösung für die Kommunikation zwischen Teams, Subunternehmern und dem Hauptstandort zu finden.
  3. 3 Reporting. Eines der größten Probleme war die Suche nach einem Weg, Daten und Berichte zwischen den Verwaltungs- und Finanz-Teams zu teilen. Aufgrund großer Datenmengen benötigte die Erfassung und Verarbeitung mehrere Stunden pro Tag.

Aus allen diesen Herausforderungen entwickelte sich eine lange Suche nach inhouse- und Drittanbieter-Lösungen für die Verwaltung von Workflows, die schließlich mit Fluix endete.

Die Lösungen

Mit Fluix hat Centuri eine Software zur Verwaltung von Bau-Dokumenten gefunden. Die bisher ineffizienten, auf Papier basierenden Prozesse wurden durch effizientere Workflows abgelöst, die weniger negative Auswirkungen auf die Motivation der Belegschaft hatten:

  1. 1 Mobilität. Alle denkbaren Wege, die ein Dokument in der Firma nehmen konnte, wurden auf Mobilgeräten abgebildet. Aktuell sind hunderte von Dokumente pro Tag im Umlauf, die durch automatisierte Workflows an der richtigen Stelle ankommen. Freigaben für Baustellen erfolgen sofort, Kommentare sind direkt sichtbar und Unterschriften von Subunternehmern lassen sich unterwegs einsammeln, um anschließend sofort digital an das Büro übermittelt zu werden.
  2. 2 Updates in Echtzeit. Zeichnungen mit Anmerkungen zu ergänzen oder mehrere Bilder gleichzeitig hinzuzufügen ist kein Problem mehr.
  3. 3 Mobile Datenerfassung. Daten von der Baustelle werden automatisch erfasst und stehen sofort für Compliance-Berichte zur Verfügung.
  4. 4 Schnelles, einfaches Onboarding. Der Übergang von der vorher verwendeten Software zu Fluix war für die Büro-Belegschaft mühelos zu absolvieren.

Folgende Dokumente werden über Fluix verteilt:

  1. 1 Reports. Berichte zur Qualitätssicherung, Sicherheit, Compliance, für Audits und die Dokumentation von Zwischenfällen sowie Arbeitszeiterfassung und Dokumente für Schadensfälle.
  2. 2 Checklisten. Sicherheits- und Gefahren-Checklisten.
  3. 3 Formulare. Bestellformulare, Auswertungen für Subunternehmer und Urlaubsanträge.
Die Erfassung und der Export von Daten mit Fluix verschafft unseren Mitarbeitern und der gesamten Firma einen entscheidenden Vorteil. Das Beste daran: kein Mehraufwand für die einzelnen User. Im Gegenteil – Die Produktivität steigt sogar!”
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Jeff Miller,
Manager, IT Business Planning

Ergebnisse

  • Effiziente Kommunikation. Anstatt chaotische Mails zu versenden, kann die Firma mit Fluix neue Informationen einfach posten. Vorarbeiter können dann sofort darauf zugreifen und bestätigen, dass die Sicherheits-Briefings oder Werkzeug-Schulungen mit dem Team geteilt wurden.
  • Mehr Produktivität. Eine der wichtigsten Metriken für Centuri ist die Zeit, die für die Fertigstellung von administrativen Aufgaben benötigt wird, bis die Gebietsleitung und der Kunde im Bilde sind. Durch den Wegfall manueller Eingaben und durch die Möglichkeit, Dokumente in Echtzeit einzureichen, bleibt mehr Zeit für die eigentlichen wertschöpfenden Aufgaben. Darüber hinaus sinkt das Risiko für Datenverlust und Uneindeutigkeit gegenüber gedruckten Dokumenten.
  • Vollständige Kontrolle über Prozesse. Die Echtzeit-Kontrolle über Workflows und Team-Aufgaben zeigt ein Gesamtbild der ablaufenden Prozesse, so dass erforderliche Maßnahmen rechtzeitig abgeleitet werden können. So lassen sich hunderttausende Dokumente effektiv ordnen und jederzeit finden, wenn sie benötigt werden. Die Benennung von Dateien erfolgt automatisch, so dass Zeit gespart und Konsistenz gewährleistet werden.
Fluix ist ein tolles Werkzeug, das sich schnell einrichten und verwenden lässt. Auch die Mitarbeiter, die Veränderung gegenüber skeptisch sind, lassen sich damit perfekt abholen.”
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Jeff Miller,
Manager IT Business Planning

  • Verbessertes Reporting. Die Zusammenstellung eines Berichts benötigt jetzt zwischen 50 und 75 % weniger Zeit.
  • Datengestützte Entscheidungen. Export- und Filterfunktionen für Daten, die vor Ort erhoben wurden, erlauben die ständige Verbesserung von Prozessen durch tägliche oder wöchentliche Abstimmungen.
  • Skalierbarkeit. Das Portfolio an inkorporierten Firmen wächst schnell. Ebenso passen sich die Workflows für Dokumente an. Daher ist die Skalierbarkeit einer mobilen Lösung essenziell. Fluix skaliert mit Centuri, so dass die Bedürfnisse der Firma immer erfüllt werden können.
  • Support. Fluix bietet Centuri ein eigenes Support-Team, um die Workflows für Baustellen und Büros gleichermaßen betreuen und schnell reagieren zu können.
Wir sind mit der Betreuung durch das Beratungs- und Support-Team von Fluix wirklich sehr zufrieden. Egal in welcher Zeitzone wir gerade sind, bekommen wir sofort eine Antwort und unser Feedback fließt in Produkt-Updates mit ein.”
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Jeff Miller,
Manager IT Business Planning

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