Arbeitsabläufe

Bessere Team-Performance durch automatische Freigabe der Zeiterfassung

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Typische Probleme bei Prozessen rund um die Zeiterfassung

Es gibt einige Probleme, die in verschiedenen Firmen häufig auftreten:

  • Zeitverluste bei der Einreichung der Zeiterfassung. Wenn die Belegschaft jeden Freitag ins Büro kommen muss, um Zeiterfassungsbögen einzureichen und am Montag neue Vorlagen abholen muss, bietet sich ein schnellerer Prozess hierfür an.
  • Verzögerungen bei der Freigabe. Wenn Vorgesetzte die erfassten Zeiten per E-Mail bekommen, gehen einzelne Mails in übervollen Posteingängen verloren.
  • Komplizierte Datenanalyse. Manuelles Kopieren und Einfügen von Daten aus Formularen in Tabellen führt zu Fehlern und Zeitverlusten bei der Abrechnung.

Automatisierte Prozesse bieten einen Lösungsweg

In eine Zeiterfassungstabelle oder ein Timesheet werden Arbeitszeiten mit Start- und Endzeitpunkt, Datum, Aufgabe, Projekt und Kunde eingetragen. Am Ende einer Woche wird das Dokument unterzeichnet und bei dem oder der Vorgesetzten zur Freigabe eingereicht. Danach landet es zur Abrechnung in der HR-Abteilung. Der Prozess ist je nach Firma unterschiedlich.

Ein Workflow für Timesheets hilft bei der Automatisierung dieser Vorgänge.

Workflow für die Freigabe von erfassten Arbeitszeiten

Stufen im Freigabeprozess für die Arbeitszeiterfassung

Ein Timesheet-Workflow dient dazu, dass der gesamte Prozess automatisiert abläuft: von der Datenerfassung in einem organisierten und strukturierten Formular über die Freigabe bis zum datengestützten Bericht. Richtig eingesetzt ermöglicht er datengetriebene Entscheidungsfindung.

01. Personalisierbare Vorlagen Stellen Sie jederzeit Zugriff auf die entsprechenden Vorlagen sicher, damit ein leeres Formular im Browser oder auf einem Mobilgerät immer abgerufen kann, wenn es gerade benötigt wird. Der Zugriff ist auch offline möglich.
02. Berechnungen auf der Grundlage erfasster Zeiten Ein Formular, das unterwegs ausgefüllt und eingereicht wurde ermöglicht die Erfassung geleisteter Stunden direkt am Ende der Bearbeitung einer Aufgabe. Aus der Start- und Endzeit wird die Gesamtstundenzahl automatisch berechnet, so dass die Arbeitszeiterfassung für eine Woche oder einen Monat nur noch unterzeichnet und auf Knopfdruck eingereicht werden muss. Das Formular wird dann anhand vorher festgelegter Regeln versendet und beispielsweise direkt zur Freigabe vorgelegt.
03. Freigabeprozess für Timesheets Überprüfung und Freigabe mit einem Klick: Vorgesetzte können ein Formular in einem Schritt annehmen oder ablehnen. Im Falle einer Ablehnung wird es der Person erneut vorgelegt, die es eingereicht hat. Im Falle einer Freigabe bewegt das Dokument sich weiter durch den Workflow.
04. Reporting & Berichte Akkurate Reports mit automatischen Berechnungen auf der Basis erfasster Zeiten, die aus den eingereichten Formularen extrahiert werden, dienen als Grundlage für die Abrechnung – intern und beim Kunden.

Die Vorteile automatisierter Timesheets

  • Leichte Nachvollziehbarkeit geleisteter Arbeitsstunden
  • Automatisierter Freigabeprozess für Zeiterfassungstabellen
  • Strukturierte Daten und weniger Überarbeitungen
  • Performance-Analysen und genaue Bezahlung auf der Grundlage der erfassten Daten

Ein Expertentipp

Die meisten Tools für die Automatisierung von Prozessen rund um die Zeiterfassung beschränken sich auf die Datenerfassung. Manche beinhalten noch Freigabeprozessen.

Wenn Sie sich für ein Tool entscheiden, berücksichtigen Sie am besten diejenigen Systeme, die in der Lage sind, erfasste Daten in Datenbanken oder Tabellen abzulegen bzw. die sich mit Ihrer bevorzugten Datenanalyse-Plattform verbinden können.

Die Automatisierung manueller Prozesse in der Datenverarbeitung spart tageweise Arbeit im Büro.

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