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Tägliche Be­richterstattung im digitalen Zeitalter

Riley Textile Erfolgsgeschichte

Hintergrund

Im Jahr 2014 wurde Riley Textile Conservation (RTC) von einer Behörde damit beauftragt, den gesamten Inhalt eines historischen Hauses zu inventarisieren und detaillierte Berichte über 6.000 Objekte anzufertigen. Diese Berichte dienten der Erhaltung von Kunstschätzen und erforderten die Sammlung, Nachverfolgung und Verarbeitung von täglichen Berichten vom Einsatzort. Diese Berichte wiederum umfassten Textanmerkungen, Audionotizen und zahlreiche Fotos. RTC musste darüber hinaus den Überblick über diverse Subunternehmer behalten und die Bearbeitung der Dokumente in Echtzeit sicherstellen.

Das Problem

Das von RTC verwendete Dokumentenmanagement war veraltet und ineffizient. Es basierte auf handschriftlichen Berichten mit angefügten Zeichnungen. Pro Jahr wurden im Schnitt 48-72 Berichte angefertigt. RTC suchte einen Weg, das neue Projekt mit 6000 umfangreichen Berichten bewältigen zu können – und das in 11 Monaten, ohne zusätzliche Mitarbeiter einzustellen.

“Dieses Projekt wäre ohne Fluix nicht nur schwierig gewesen, sondern schlichtweg unmöglich.”

Die Lösungen

Aufgrund des eingeschränkten Budgets und des eng gesteckten Zeitrahmens für das Projekt hat RTC die cloudbasierte Dokumentenverwaltung von Fluix implementiert. Damit wurde Folgendes möglich:

1
Elektronische Erfassung von Daten wie Bei­spielsweise Formulare, Un­terschriften und Fotos mit iPads
2
Schnelles Tra­ining und On­boarding für das Team
3
Echtzeit-Zu­sammenar­beit, um die Lauf­zeit von Doku­menten zu verringern
“Fluix hat uns viel mehr Kontrolle über die Zeit gegeben, die für einen Bericht benötigt wurde. In diesem Projekt hätte sich eine Minute mehr Bearbeitungsdauer pro Bericht auf 15 Tage Mehrarbeit summiert.”

Ergebnisse

Fluix hat RTC geholfen, das größte Projekt der Firmengeschichte innerhalb der Deadline fertigzustellen und die Geschäftsprozesse schlanker zu gestalten:

Die Bearbei­tungszeit für ei­nen Bericht wur­de durch digita­les Reporting mit mobiler Da­tenerfassung auf zwei Minu­ten gesenkt
Die
Verarbeitungs­geschwindig­keit wurde erhöht, so dass pro Monat nicht mehr nur einige Doku­mente, sondern 1.600 Berichte verarbeitet werden konnten – ohne mehr Mitarbeiter zu be­nötigen
Standardisier­te Vorlagen und beschleunigte Workflows für Dokumente
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