Erfolgsgeschichte lesen

NKT Australia verringert die Bearbeitungszeit von
Dokumenten mit Fluix um 69%

NKT ist ein großer Player im Kabelgeschäft und hilft Firmen seit 1891, sprichwörtlichen Anschluss an die Energieversorgung zu finden. Mit 3.400 Mitarbeitern in 24 Ländern bietet NKT Australia einfach zu verwaltende Lösungen in allen Spannungsbereichen. Der Außendienst stellt beispielsweise für Stromanbieter, Firmen aus dem Bereich erneuerbare Energien, Bahnunternehmen und andere Dienstleister Hochvolt-Lösungen zur Verfügung.

Vorher

Uneinheitlicher Zugriff auf Dateien für Arbeitskräfte an verschiedenen Einsatzorten
Arbeit mit physischen Dokumenten: Akten, Formulare, Tabellen
Verlorene, unvollständige oder nicht korrekt ausgefüllte Formulare
Zeitaufwändige, sich wiederholende administrative Aufgaben
Keine Nachverfolgung für Dokumente sowie keine elektronische Datenerfassung vor Ort, was zu Verzögerungen führte

Nachher

69 % weniger Zeitaufwand beim Ausfüllen und Erstellen von Dokumenten
100 % papierlose Arbeit mit automatisierten Workflows für Dokumente
Mehr Verlässlichkeit und Echtzeit-Tracking von auszufüllenden Formularen
Speicherung von und Zugriff auf Dokumente, sowohl offline als auch online
Weniger Personalaufwand für administrative Aufgaben, da Dokumente vorausgefüllt und sofort weitergeleitet werden können

Das Problem

Die Mitarbeiter von NKT Australia arbeiten an sehr weit voneinander entfernten Standorten – aufgrund des Fachkräftemangels im Bereich erneuerbare Energien und der Arbeit in ländlichen Gebieten. So verbringen einzelne Mitarbeiter bis zu 250 Tagen an einem entlegenen Standort in Australien oder Neuseeland. Diese Arbeit erinnerte teilweise an die graue Vorzeit, da einige Teams bis zu 6 Wochen ohne Internetzugang und Zugriff auf Drucker zurechtkommen mussten. Darüber hinaus fehlte es an Software zur Qualitätssicherung, so dass Dokumente rund um Sicherheit und Qualität nur schwierig fertiggestellt, organisiert und geprüft werden konnten.

Projekt-Portfolios waren teilweise erst Monate nach der Fertigstellung verfügbar. Trotzdem mussten noch beschädigte Dokumente, inkorrekt ausgefüllte Formulare oder fehlende Unterschriften nachgebessert werden. Die aufgewendete Zeit für weitere Bearbeitung und Korrektur oder das Auffinden von Dokumenten führte nach dem eigentlichen Projektabschluss zu Verzögerungen.

Andere Probleme durch die weit verteilte Arbeit ergaben sich wie folgt:

Große Mengen nicht
bearbeiteter oder
unvollständiger Dokumente

Beschädigung und Verlust von einzelnen Dokumente und Akten

Inkorrekt ausgefüllte oder nicht unterschriebene Formulare

Außerdem stieg der Bedarf an Projekten mit erneuerbaren Energien weiter an, so dass der Zeitdruck für NKT Australia stieg. Eine Lösung zur Digitalisierung musste gefunden werden.

Die Lösungen

NKT Australia war sich bewusst, dass papierbasierte Prozesse nicht effizient sind und führte schon länger Gespräche darüber, Dokumente online zu verwalten. Um einen Grundstein für den Erfolg zu legen, wurde es Zeit für die Automatisierung der Workflows rund um Dokumente. Die Digitalisierung von Formularen sollte für die Belegschaft unterwegs drei Probleme lösen:

Einfache Einrichtung und Verwendung um möglichst wenig technisches Wissen voraussetzen zu müssen

Datenerfassung aus PDF-Formularen – jederzeit und überall

Kosteneffektivität die zu einer schnellen Amortisierung und anschließend zu Gewinnen führt

“Nachdem wir von Fluix gehört haben und uns Digitalisierung als Ziel gesetzt hatten, haben wir auch andere Optionen in Betracht gezogen. Fluix stach heraus, da einige unserer Kunden es bereits erfolgreich einsetzten.”

Lachlan Jamieson,

Projektmanager

Ergebnisse

Das deutlichste Ergebnis für NKT Australia ist die Zeitersparnis durch Fluix. So kann die Firma bei jeder Checkliste für die Qualitätssicherung von Installationen 69 % Zeit einsparen. Darüber hinaus werden bei jeder Freigabe durch das Projektmanagement vor Ort mindestens 8 Stunden gespart.

Durch die vollständige Papierlosigkeit von NKT Australia wurde die Datenerfassung maßgeblich vereinfacht. Alle Dokumente sind jetzt jederzeit auf einem Tablet verfügbar, anstatt mehrere Ordner mit hunderten Akten mitführen zu müssen. Der alltägliche Umgang mit Projekten verbesserte sich für Mitarbeiter und Kunden und ist jetzt günstiger und effizienter.

NKT Australia verringert die Bearbeitungs­zeit von Doku­menten mit Fluix um 69%