NKT ist ein großer Player im Kabelgeschäft und hilft Firmen seit 1891, sprichwörtlichen Anschluss an die Energieversorgung zu finden. Mit 3.400 Mitarbeitern in 24 Ländern bietet NKT Australia einfach zu verwaltende Lösungen in allen Spannungsbereichen. Der Außendienst stellt beispielsweise für Stromanbieter, Firmen aus dem Bereich erneuerbare Energien, Bahnunternehmen und andere Dienstleister Hochvolt-Lösungen zur Verfügung.
Die Mitarbeiter von NKT Australia arbeiten an sehr weit voneinander entfernten Standorten – aufgrund des Fachkräftemangels im Bereich erneuerbare Energien und der Arbeit in ländlichen Gebieten. So verbringen einzelne Mitarbeiter bis zu 250 Tagen an einem entlegenen Standort in Australien oder Neuseeland. Diese Arbeit erinnerte teilweise an die graue Vorzeit, da einige Teams bis zu 6 Wochen ohne Internetzugang und Zugriff auf Drucker zurechtkommen mussten. Darüber hinaus fehlte es an Software zur Qualitätssicherung, so dass Dokumente rund um Sicherheit und Qualität nur schwierig fertiggestellt, organisiert und geprüft werden konnten.
Projekt-Portfolios waren teilweise erst Monate nach der Fertigstellung verfügbar. Trotzdem mussten noch beschädigte Dokumente, inkorrekt ausgefüllte Formulare oder fehlende Unterschriften nachgebessert werden. Die aufgewendete Zeit für weitere Bearbeitung und Korrektur oder das Auffinden von Dokumenten führte nach dem eigentlichen Projektabschluss zu Verzögerungen.
Andere Probleme durch die weit verteilte Arbeit ergaben sich wie folgt:
Außerdem stieg der Bedarf an Projekten mit erneuerbaren Energien weiter an, so dass der Zeitdruck für NKT Australia stieg. Eine Lösung zur Digitalisierung musste gefunden werden.
NKT Australia war sich bewusst, dass papierbasierte Prozesse nicht effizient sind und führte schon länger Gespräche darüber, Dokumente online zu verwalten. Um einen Grundstein für den Erfolg zu legen, wurde es Zeit für die Automatisierung der Workflows rund um Dokumente. Die Digitalisierung von Formularen sollte für die Belegschaft unterwegs drei Probleme lösen:
“Nachdem wir von Fluix gehört haben und uns Digitalisierung als Ziel gesetzt hatten, haben wir auch andere Optionen in Betracht gezogen. Fluix stach heraus, da einige unserer Kunden es bereits erfolgreich einsetzten.”
Das deutlichste Ergebnis für NKT Australia ist die Zeitersparnis durch Fluix. So kann die Firma bei jeder Checkliste für die Qualitätssicherung von Installationen 69 % Zeit einsparen. Darüber hinaus werden bei jeder Freigabe durch das Projektmanagement vor Ort mindestens 8 Stunden gespart.
Durch die vollständige Papierlosigkeit von NKT Australia wurde die Datenerfassung maßgeblich vereinfacht. Alle Dokumente sind jetzt jederzeit auf einem Tablet verfügbar, anstatt mehrere Ordner mit hunderten Akten mitführen zu müssen. Der alltägliche Umgang mit Projekten verbesserte sich für Mitarbeiter und Kunden und ist jetzt günstiger und effizienter.
“Anstatt dass wir jedem Team mehrere Ordner mit hunderten Seiten mitgeben, um Sicherheits- und Qualitätssicherungs-Prozesse zu dokumentieren, reicht jetzt ein Tablet mit vorausgefüllten Vorlagen, die sich einfach bearbeiten und digital unterschreiben lassen.
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