Wöchentliche Zeiterfassung

Was ist eigentlich ein Zeiterfassungsbogen?

Ein Zeiterfassungsbogen, auch Stundenzettel oder Arbeitszeittabelle genannt, ist ein Formular für die Dokumentation geleisteter Arbeitsstunden in einem gegebenen Zeitraum. Es lässt sich beispielsweise mit dem Start- und Endpunkt der Bearbeitung einer Aufgabe, eines Projektes oder eines Kunden befüllen. Der Arbeit- oder Auftraggeber kann danach auf der Grundlage der erfassten Daten die Gesamtstundenzahl nachvollziehen, Pausen und Urlaube verrechnen und die Bezahlung vornehmen.

Es gibt hierbei mehrere Kategorien:

• Tägliche Arbeitszeiterfassung
• Wöchentliche Arbeitszeiterfassung
• Zweiwöchentliche Arbeitszeiterfassung
• Monatliche Arbeitszeiterfassung
• Zweimonatige Arbeitszeiterfassung

Applications of employee timesheets

Vorlagen für die Zeiterfassung helfen bei der Aufgabenverwaltung, der Einhaltung von Deadlines, HR-Vorgängen und anderen Dingen:

• Arbeitskosten berechnen
• Krankheit, Urlaub und Fortbildungszeiten erfassen
• Bezahlung kalkulieren und an Kunden abrechnen
• Produktivität erfassen
• Verzögerungen bei der Fertigstellung verstehen
• Aufgaben überblicke und Projekte planen
• HR-Budgets festlegen
• Zukünftige HR-Ausgaben prognostizieren

Die Vorteile einer elektronischen Arbeitszeiterfassung

Es gibt verschiedene Formate für die Verwaltung von Zeiterfassungsbögen: Vorlagen für druckbare Timesheets, Online-Zeiterfassung oder Tabellenkalkulationssoftware für die Zeiterfassung. Mittlerweile sind die meisten Unternehmen dazu übergegangen, PDF-Bögen durch digitale Formulare zu ersetzen, da diese eine Reihe von Vorteilen bieten.

• Schnelles Ausfüllen. Digitale Formulare beschleunigen die Dateneingabe und vermeiden Fehler bei der Bearbeitung.
• Automatisierung der Einreichung und Freigabe. Formulare können mit einem Klick zur Freigabe an Vorgesetzte gesendet werden.
• Weniger Zeitverschwendung, klarere Prioritäten. Timesheets helfen bei der Planung von Aufgaben, identifizieren Zeitfresser und erlauben es, die Planung entsprechend zu optimieren.
• Genaue Abrechnung. Eine korrekt ausgefüllte tägliche oder wöchentliche Zeiterfassung ermöglicht die schnelle Bearbeitung der Gehaltsabrechnung, ohne dass jede Aufgabe auf mehreren Plattformen nacheinander geprüft werden muss.
• Automatisierte Mitarbeiterverwaltung. Unternehmen können beispielsweise ein Team aus Freiberuflern, Anwaltskanzleien sowie internen und externen Buchhaltern effektiver verwalten.
• Ersparnisse für Arbeitgeber. Vorlagen für die tägliche Arbeitszeiterfassung helfen dabei, schwankende Produktivität und Leistung zu erkennen, bei Bedarf mit Fortbildungen nachzuhelfen und auf neue Aufgaben vorzubereiten.
• Reduzierter Papierverbrauch. Formulare müssen nicht mehr gedruckt werden, was Zeit spart und nachhaltiges Handeln ermöglicht.

Berechnungen auf der Grundlage Ihrer Zeiterfassung

Sie können Ihre PDF-Formularen zur Zeiterfassung mit automatischen Berechnungen ergänzen, so dass beispielsweise die Gesamtstundenzahl nicht mehr manuell berechnet werden muss. Nach der Eingabe von Start- und Endzeiten, Pausen, Überstunden etc. werden die entsprechenden Werte automatisch berechnet. Einige Formulare bieten Dropdown-Kalender, so dass ein Datum nicht mehr eingegeben werden muss, sondern einfach ausgewählt werden kann. So wird die Dateneingabe beschleunigt und Fehler werden reduziert.

Abhängig von Ihren Bedürfnissen lassen sich auch andere Formeln für Berechnungen festlegen. So können Sie beispielsweise Urlaubs- und Krankheitszeiten in Monatsvorlagen berechnen oder unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Aufgaben definieren.

Freigabe-Workflow für die Zeiterfassung

Ein Timesheet-Workflow ist ein automatisierter Prozess, der Dokumente aus der Zeiterfassung zwischen verschiedenen Teams und Usern in Ihrer Organisation verteilt. Beispielsweise wird einem Mitarbeiter eine Vorlage für die Zeiterfassung zugeteilt, die anschließend ausgefüllt und für die Freigabe versendet werden kann. Nach der Freigabe durch eine Vorgesetzte bewegt sich das Dokument durch einen festgelegten Workflow, der beispielsweise in der HR- oder Finanzabteilung endet, die sich anschließend um die Abrechnung kümmert. Sobald alle Teams ihre Zeiten erfasst haben, werden diese im unternehmensweiten Cloud-Speicher archiviert.

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